Das Herzstück von SharePoint bilden seine Möglichkeiten zur Dokumentenverwaltung. Dabei geht es um weit mehr als das bloße Wiederfinden von Dateien. Das Dokumentenmanagement ermöglicht eine Zusammenführung von Informationen, die bisher unübersichtlich an unterschiedlichen Orten wie lokalen Rechnern, Dateisystemen und Mail-Postfächern gespeichert wurden. So kann Ihr Unternehmen diese wertvollen Ressourcen besser und effizienter nutzen. Außerdem hilft Ihnen SharePoint dabei, die gesetzlichen Regeln zur Aufbewahrung elektronischer Firmendokumente leichter einzuhalten. Und schließlich bietet SharePoint eine ganz enorme Erleichterung im Handling von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen – etwa Freigaben. (vgl. Workflows)
Die Möglichkeit, Dateien der verschiedensten Typen in SharePoint mit Metadaten zu versehen, ist ein weiterer entscheidender Vorteil gegenüber einer Speicherung auf herkömmlichen Datenservern, denn Metadaten erleichtern den zielgenauen Zugriff auf die gewünschten Informationen. Dabei ist das Anlegen solcher Hintergrundinformationen denkbar einfach und automatisch in den Dateiverwaltungsprozess eingebunden.
Bereits den Entstehungsprozess eines Dokuments kann SharePoint entschieden erleichtern, nämlich wenn ein ganzes Team gemeinsam daran arbeitet. Hier sorgt die Dokumentenverwaltung dafür, dass kein Teammitglied dem anderen ins Handwerk pfuscht: Dokumente werden auf Wunsch zur Bearbeitung ausgecheckt und können dann nicht von Dritten parallel verändert werden. Dabei wird angezeigt, wer gerade daran arbeitet. Aber auch gleichzeitiges Bearbeiten ist möglich (vgl. Zusammenarbeit).
Bestimmte im Unternehmen immer wieder verwendete Dokumententypen können von vorn herein definiert werden. Wird auf der Basis eines solchen „Enterprise Content Types“ eine neue Datei erstellt, erhält sie automatisch bestimmte Metadaten oder andere Eigenschaften und sie wird entsprechenden Workflows zugewiesen. So kann etwa der Typ „Protokoll“ immer die gleichen Zugriffsrechte bekommen, und jedes neue Protokoll wird automatisch zur Freigabe an den oder die Verantwortlichen weitergeleitet.
