Arbeitsabläufe Automatisieren

Microsoft Flow 

Microsoft Flow ist ein Dienst, mit dem verschiedene Arbeitsabläufe und Prozesse im Firmenalltag automatisiert werden können. Das cloud-basierte Tool ist über verschiedene Webbrowser (Edge, Safari und Chrome) und eine App (iOS- und Android-Systeme) für mobile Endgeräte verfügbar.

 

Mit Microsoft Flow automatisierte Workflows erstellen

Mit der Webanwendung lassen sich sogenannte Flows durch die Mitarbeiter erstellen. Diese geben den integrierten Programmen vor, bei welchem Ereignis eine bestimmte Aktion getriggert werden soll. Da die verschiedenen Cloud-Dienste die man nutzt meistens nicht untereinander verbunden sind kann das Übertragen von Informationen viel Zeit im Alltag einnehmen. Automatisierte Workflows können hier Abhilfe schaffen. Will man zum Beispiel einen Überblick über die Tweets, erhalten in denen die eigene Marke erwähnt wurde, lässt sich hierfür ein Workflow erstellen, der diese Tweets automatisch in einer Datenbank abspeichert. Es lassen sich noch mehr Alltagshilfen mit Microsoft Flow erstellen – wie zum Beispiel das automatische Posten von SharePoint-Änderungen in Microsoft Teams oder Genehmigungen mithilfe eines Workflows für das Urlaubsmanagement. Microsoft Flow stellt hier einige Vorlagen für Workflows zur Verfügung, es können jedoch auch eigene Workflows und Vorlagen erstellt werden.

 

 

Microsoft Programme und externe Dienste verbinden mit Microsoft Flow

Microsoft Flow lässt sich in verschiedene Programme – wie zum Beispiel die microsofteigenen Anwendungen wie Dynamics 365, Office 365 und SharePoint einbinden. Man verbindet die verschiedenen Dienste indem man sich in Microsoft Flow für die betroffenen externen Programme mit E-Mail und Passwort anmeldet. Flow lässt sich auch in über 80 externe Dienste wie Twitter oder Dropbox einbinden. Wenn dann zum Beispiel ein Foto zu der eigenen Dropbox hinzugefügt wird, lässt sich ein Workflow erstellen, der automatisch eine Kopie des Fotos in einem SharePoint-Ordner speichert.

Über das Microsoft Flow Admin Center lässt sich der Dienst durch einen oder mehrere Administratoren kontrollieren. Die Administratoren können hier festlegen, welche Programme ihre Mitarbeiter in einen Workflow integrieren dürfen und somit ihre Unternehmensdaten schützen. Außerdem können die Rollen der Mitarbeiter innerhalb des Dienstes verwaltet werden.


Gate4 unterstützt Sie bei der Einführung von Microsoft Flow und definiert bei Bedarf mit Ihnen zusammen die erforderlichen Schritte.  Gerne beraten wir Sie über mögliche Einsatzszenarien innerhalb Ihrer Organisation. Die einfache Lösung aus der Office 365 Produktwelt bietet unabhängig von Qualifikationen eine praktische Lösung für den Arbeitsalltag jedes Mitarbeiters.

Sie fragen sich, ob das Programm das Richtige für Ihr Unternehmen ist? Haben Sie noch weitere ungeklärte Fragen zu Microsoft Flow? Nehmen Sie unverbindlich Kontakt zu den Experten von Gate4 auf und erkundigen sich bei uns – wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

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