SharePoint document management

Dokumentenverwaltung mit SharePoint

 

Das Herzstück von SharePoint bilden seine Möglichkeiten zur Dokumentenverwaltung. Dabei geht es um weit mehr als das bloße Wiederfinden von Dateien. Das Dokumentenmanagement ermöglicht eine Zusammenführung von Informationen, die bisher unübersichtlich an unterschiedlichen Orten wie lokalen Rechnern, Dateisystemen und Mail-Postfächern gespeichert wurden. So kann Ihr Unternehmen diese wertvollen Ressourcen besser und effizienter nutzen. Außerdem hilft Ihnen SharePoint dabei, die gesetzlichen Regeln zur Aufbewahrung elektronischer Firmendokumente leichter einzuhalten. Und schließlich bietet SharePoint eine ganz enorme Erleichterung im Handling von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen – etwa Freigaben. (vgl. Workflows)

Die Möglichkeit, Dateien der verschiedensten Typen in SharePoint mit Metadaten zu versehen, ist ein weiterer entscheidender Vorteil gegenüber einer Speicherung auf herkömmlichen Datenservern, denn Metadaten erleichtern den zielgenauen Zugriff auf die gewünschten Informationen. Dabei ist das Anlegen solcher Hintergrundinformationen denkbar einfach und automatisch in den Dateiverwaltungsprozess eingebunden.
Bereits den Entstehungsprozess eines Dokuments kann SharePoint entschieden erleichtern, nämlich wenn ein ganzes Team gemeinsam daran arbeitet. Hier sorgt die Dokumentenverwaltung dafür, dass kein Teammitglied dem anderen ins Handwerk pfuscht: Dokumente werden auf Wunsch zur Bearbeitung ausgecheckt und können dann nicht von Dritten parallel verändert werden. Dabei wird angezeigt, wer gerade daran arbeitet. Aber auch gleichzeitiges Bearbeiten ist möglich (vgl. Zusammenarbeit).
Bestimmte im Unternehmen immer wieder verwendete Dokumententypen können von vorn herein definiert werden. Wird auf der Basis eines solchen „Enterprise Content Types“ eine neue Datei erstellt, erhält sie automatisch bestimmte Metadaten oder andere Eigenschaften und sie wird entsprechenden Workflows zugewiesen. So kann etwa der Typ „Protokoll“ immer die gleichen Zugriffsrechte bekommen, und jedes neue Protokoll wird automatisch zur Freigabe an den oder die Verantwortlichen weitergeleitet.

 

Weitere Highlights der SharePoint Dokumentenverwaltung:

  • eine umfassende Versionen-Verwaltung der Haupt- und Nebenversionen eines Dokuments
  • elektronische Akten (Document Sets) mit gemeinsamen Metadaten für alle enthaltenen Dokumente, Kommentarmöglichkeiten u.v.m.
  • feingliedrige Möglichkeiten für das Berechtigungs-Management einzelner Dokumente oder ganzer Dokumentenbibliotheken (etwa für Lese-, Speicher- oder Bearbeitungsrechte)
  • die Archivierung auf Datenarchiv-Webseiten mit gezieltem Routing bestimmter Inhaltstypen in die entsprechenden Dokumentenbibliotheken

 

  • Jörg Sager
    Jörg Sager
    Ihr Ansprechpartner für SharePoint
    Tel. +49 170 3767911
  • Icon
    SharePoint Schulung
    **SharePoint** Schulung

    Sie sind an einer SharePoint Schulung in Bonn oder in einer anderen Stadt interessiert? Sie haben allgemein Fragen zu SharePoint?

  • Icon
    Aktuelle Blog-Beiträge
    08. Oktober 2018

    Auf der Microsoft Ignite wurden einige Änderungen bekannt gegeben, die Microsofts Kommunikationsanwendung Teams betreffen. Dabei spielen die Einführungen von KI-Funktionen in verschiedenen Teilen der Office 365-Suite eine große Rolle – in Programmen wie Excel soll die sogenannte Ideas Funktion eingebaut werden, die Verbesserungsvorschläge für Inhalt und Äußeres von […]

    Beitrag lesen →
    17. September 2018

      Letzte Woche wurde bekannt, dass Office 365 Deutschland eingestellt werden soll. Es soll durch eine neue Version des in Deutschland gehosteten Services ersetzt werden, der, anstatt vom Treuhänder Telekom, von Microsoft direkt verwaltet werden soll. Mit Office 365 Deutschland waren […]

    Beitrag lesen →
Kontakt
Lassen Sie sich von uns beraten
Wir freuen uns über Ihr Interesse an unseren Leistungen. Hinterlassen Sie
uns Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und E-Mail Adresse – wir melden
uns schnellstmöglich bei Ihnen.
Kontakt aufnehmen