Ein Portal sorgt für Ordnung

Aktuelle Microsoft SharePoint Lösungen mit Gate4

Überblick behalten mit SharePoint

Wie viele getrennte IT-Systeme kommen in Ihrer Firma zum Einsatz? An wie vielen Stellen muss sich jeder Mitarbeiter Tag für Tag anmelden? Ein zentrales Portal wie Microsoft SharePoint – anstelle einer Vielzahl von Anwendungen – schafft Übersicht und vereinfacht die tägliche Zusammenarbeit im Unternehmen.

Wir beraten Sie bei Ihren Überlegungen, bei welchen Unternehmensprozessen ein solches Portal Ihnen und Ihren Mitarbeitern die tägliche Arbeit leichter und schneller macht, und stehen Ihnen bei der Einführung von SharePoint und der Entwicklung entsprechender Anwendungen zur Seite.

Warum SharePoint?

Der interne Informationsaustausch findet heute zu 90% via E-Mail statt. Dabei gehen Fakten und Daten häufig verloren, weil sich die tägliche Mail-Flut nur schwer ordnen und nachträglich durchsuchen lässt – was überdies Zeit kostet. SharePoint Portal

Außerdem wächst die Zahl der zu verwaltenden Dokumente stetig. Neue Medien werden bei der Projektarbeit immer wichtiger. Auf Kalkulationen, Präsentationen, Berichte, Wikis, Blogs, Texte, Verträge und viele andere wichtige Unterlagen muss man jederzeit zugreifen können.

SharePoint führt typische Dokumente wie Excel-Dateien, E-Mails und andere Dateitypen auf einer übersichtlichen Kollaborationsplattform zusammen, auf die alle Beteiligten zugreifen können. So konzentrieren sie sich dank der SharePoint Dokumentenverwaltung ganz auf ihre Zusammenarbeit – statt Dateien zu suchen.

Dank Ihrer SharePoint Portal Lösung mit seiner integrierten (Volltext-)Suche rufen Sie und Ihre Mitarbeiter Daten und Informationen jeglicher Art schnell und einfach auf. Allen Dateien lassen sich Schlagworte zuweisen, die den gezielten Zugriff vereinfachen.

Vorteile von SharePoint

Einfaches Arbeiten durch mehr Übersicht ermöglicht SharePoint unter anderem:

  • beim freigabegesteuerten Zugriff auf Statistiken, Kennzahlen und andere Reporting-Daten
  • beim Abrufen jeglicher Art von Informationen und Unterlagen des Unternehmens
  • im Learning Management (etwa beim Verwalten der E-Learning- und Fortbildungs-Angebote für Ihre Mitarbeiter)
  • im Dokumenten-Management (vom gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten bis hin zum Verwalten standardisierter SharePoint Workflows wie etwa der Rechnungsfreigabe)
  • bei Helpdesk-Prozessen (von der internen Unterstützung der Mitarbeiter, etwa durch die eigene IT-Abteilung bis hin zum Hotline-Service für Ihre Kunden)
  • beim Self-Service für Mitarbeiter (etwa indem sie eigenständig ihre persönlichen Daten aktualisieren, selbständig Dienstreisen buchen oder Urlaubsanträge online einreichen können)

Die praktischen Funktionen von SharePoint im Einzelnen

Share

Share – vernetzt zusammenarbeiten

Sie und Ihre Mitarbeiter geben Informationen innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation mit nur wenigen Klicks frei. Sie teilen Dokumente mit anderen und sorgen so für nachhaltigen Wissenstransfer. Kollegen bleiben über Smartphones oder Tablets untereinander in Kontakt und arbeiten auch auf ihren mobilen Geräten gemeinsam an Dokumenten. Mit Funktionen wie in einem Sozialen Netzwerk können Teammitglieder einander Ideen zukommen lassen, Antworten finden oder gemeinsam sehen, woran der andere gerade arbeitet.

Organize

Organize – die Übersicht bewahren

Behalten Sie alle Ihre Aufgaben im Blick. Richten Sie mit nur wenigen Klicks einen Arbeitsraum für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten im Team ein, ehe Sie Besprechungsnotizen, E-Mail-Nachrichten oder Dokumente der Arbeitsgruppe an einer zentralen Stelle zusammenführen und veröffentlichen. Synchronisieren Sie Dokumente mit Ihrem Desktop, damit Sie auch offline darauf zugreifen können.

Zum Beispiel mit dem SharePoint Meetingsystem führen Sie Ihre Besprechungen geplant und systematisch durch.

Discover

Discover – Synergie-Chancen entdecken

Mitarbeiter überall im Unternehmen treten miteinander in Kontakt und informieren sich über Spezialgebiete und Kenntnisse ihrer Kollegen, abgeschlossene Projekte oder Dokumente, an denen diese mitgearbeitet haben. So kann jeder vom Wissen des anderen profitieren. Nutzen Sie die weitreichenden Möglichkeiten der SharePoint Zusammenarbeit, fantastische interaktive Grafiken und Auswertungen zu erstellen und sie im SharePoint-Portal den gewünschten Adressaten zu zeigen. Rufen Sie gezielt bestimmte Inhalte auf, indem Sie die SharePoint-Suche entsprechend eingrenzen. Jeder kann sich Personen und Dokumente empfehlen lassen, die für die eigene Arbeit interessant und relevant sein können.

Build

Build – Werkzeuge selbst gestalten

Erweitern Sie Ihren SharePoint mit individuellen Apps oder Produkten anderer Softwarefirmen nach eigenen Wünschen. Erzeugen Sie dynamische Intranet-, Extranet- und Internetseiten mit effektiven Werkzeugen und flexiblen Steuerelementen. Zusätzlich bietet SharePoint Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, Workflows und andere Prozesse zu definieren. So können etwa Freigabeprozesse festgelegt und dann stets in der vereinbarten Form abgewickelt und dokumentiert werden.

Manage

Manage – Weitblick beweisen

Senken Sie Ihre Infrastrukturkosten und erweitern Sie die Möglichkeiten der Zusammenarbeit, indem Sie SharePoint in der Office 365 Cloud ausführen. Neue Funktionen wie Archivierung, eDiscovery und Fallmanagement (Case Management) stehen in Office 365 ebenso zur Verfügung wie die Microsoft-Programme Exchange oder Lync.

Zusammenarbeit unter Mitarbeitern ermöglichen

Wie viele getrennte IT-Systeme kommen in Ihrer Firma zum Einsatz? An wie vielen Stellen muss sich jeder Mitarbeiter Tag für Tag anmelden? Ein zentrales Portal wie Microsoft SharePoint – anstelle einer Vielzahl von Anwendungen – schafft Übersicht und vereinfacht die tägliche Zusammenarbeit im Unternehmen.

Wir beraten Sie bei Ihren Überlegungen, bei welchen Unternehmensprozessen ein solches Portal Ihnen und Ihren Mitarbeitern die tägliche Arbeit effizienter, leichter und schneller macht, und stehen Ihnen bei der Einführung von SharePoint und der Entwicklung entsprechender Anwendungen zur Seite.


Die Gate4 SharePoint Experten

Wir beraten Sie gerne bei dem Einsatz von SharePoint 2010, SharePoint 2013 oder Office 365.
Wir bieten Ihnen langjährige Erfahrung in nationalen und internationalen SharePoint Projekten; sowohl On-Premise als auch Office 365 oder Azure Cloud sind Teil unser täglichen Projektumgebungen.

Für weitere Fragen und Informationen stehen wir Ihnen selbstverständlich zur Verfügung. Nehmen Sie noch heute unverbindlich Kontakt zu uns auf.

  • Jörg Sager
    Jörg Sager
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