Wie SIE erfolgreich und nachhaltig Microsoft Teams einführen

Einführung von Microsoft Teams

 

Die technische Bereitstellung von Microsoft Teams ist schnell erledigt. Das Zusammenarbeitswerkzeug aus Office365 steht in der Cloud bereit und muss nur aktiviert werden, wenn es das nicht schon ist. Allerdings ist es nicht damit getan die Lösung nur zu aktivieren. Bei der Bereitstellung gibt es diverse Stolpersteine (engl. Pitfalls) auf die man stoßen kann und wird.

Vorgehen bei der Einführung von Microsoft Teams

Die Vorbereitung

Die Vorbereitung ist ein großer Schlüsselfaktor zum Erfolg der Einführung von Microsoft Teams.
Jedes Unternehmen hat eine andere Kommunikationskultur. Es müssen Regeln erarbeitet werden, ob zum Beispiel die Nutzung von Stickern oder Giphies gewünscht sind, welche einen normalen Chat lebendig machen. Darüber hinaus sollten auch Themen geklärt werden, welche den Umgang miteinander definieren:

  • Kommunizieren wir in „Sie“ oder „Du“? Schnell geht der höfliche Rahmen in der Echtzeitkommunikation verloren.
  • Wie sieht die Organisationsstruktur für meine Teams und Kanäle aus?
  • Wer übernimmt die Verantwortung für ein Team, sowohl fachlich als auch die Verwaltung von zum Beispiel Gästen?

 

Der Pilot

Die Programme der Vergangenheit prägen uns. Existiert schon eine Direktnachricht-Lösung? Wird schon Videotelefonie im Vorfeld betrieben oder sind dieses neue Bereiche? Um im Vorfeld schon einmal offene Fragen mitzubekommen wird es empfohlen zu Beginn einen Piloten durchzuführen. Dabei kommen oftmals viele wichtige Themen hoch an die man am Anfang noch nicht dachte.

Das Ziel des Piloten sollte die Beantwortung folgender Fragen sein:

  • Was klappt gut?
  • Welche Funktionen werden nicht gefunden/sind nicht selbsterklärend?
  • Welche Erfahrung im positiven und negativen Sinne wurden gesammelt?
  • Kann der Rollout starten oder sollte noch ein zweiter Pilot durchgeführt werden?

Damit möglichst viele Herausforderungen aufgezeigt werden sollten man im Vorfeld einige Use Cases definiert haben und als Aufgabenliste mitgeben.

Das könnte zum Beispiel sein:

  • Innerhalb des zweiwöchigen Piloten muss eine Besprechung mit Kollegen geplant werden:
    • Gab es  Probleme?
    • Wie war die Erfahrung?
  • Innerhalb des zweiwöchigen Piloten muss gemeinsam an einem Dokument mit mindestens drei Kollegen gearbeitet werden.
    • Gab es Probleme?
    • Wie war die Erfahrung?

Die Pilotgruppe sollte möglichst aus verschiedenen Abteilungen und Personen verschiedensten Alter bestehen.

 

Schulung

Mit den Erfahrungen aus dem Piloten sollte ein Schulungskonzept vorbereitet werden. Welche Bedürfnisse möchte ich mit Microsoft Teams gezielt lösen? Welche Bereiche waren unklar und sind eine gänzlich neue Erfahrung in Microsoft Teams?

 

Rollout

Bilden Sie Champions aus auf die Mitarbeiter zu gehen können, wenn sie Fragen haben. Oftmals sind Führungskräfte und IT-Mitarbeiter mit einer zu hohen Auslastung beschäftigt oder sehen die Kommunikation nicht als ihr Thema an. In diesem Fall macht es Sinn ein Komitee / Ansprechpartner für Zusammenarbeit zu benennen, welche sowohl als Entscheidungsinstanz für Zusammenarbeit dient und als Kollaborationsspezialist beraten kann.

Nach der Einführung

Microsoft arbeitet stetig daran Microsoft Teams zu erweitern und zu verbessern. Damit Sie nicht von neuen Funkionen überrascht werden bietet es sich an stets die Roadmap von Microsoft Teams im Auge zu behalten, wo neue Funktionen und Features publiziert werden.

Microsoft Teams Roadmap

Um Microsoft Teams nachhaltig und erfolgreich zu machen sollte man immer wieder Microsoft Teams auswerten, um zu schauen wie und was genutzt wird. Daraus resultiert schnell sichtbar ein Schulungsbedarf. Bei größeren Unternehmen kann erkannt werden, welcher Standort zum Beispiel eine extrem niedrige Nutzung hat. Hier sollten Sie mit den richtigen Werkzeugen gegensteuern, um flächendeckend die Zusammenarbeit zu verbessern.

Microsoft Teams Beratung durch die Gate4

Die Experten der Gate4 können Ihnen dabei helfen, Microsoft Teams erfolgreich und nachhaltig einzuführen. Durch ein ganzheitliches Dienstleistungsangebot für Microsoft Teams hilft Ihnen die Gate4 von der Erstberatung über Schulungen bis hin zur individuellen Anpassungen von Prozessen in Microsoft Teams. Greifen Sie auf die mehrjährige Erfahrung sowie dutzende Einführungen in mittelständischen Unternehmen zurück.


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