Meetings sind eine unersätzliche Komponente in der Unternehmenssteuerung. Sie sind eine wichtige Plattform zur Kommunikation und zur Zusammenarbeit der Mitarbeiter.
Meetings nehmen einen deutlichen Teil unserer Arbeitszeit in Anspruch. Zeit, die wir gerne investieren, denn wir bauen auf den Nutzen der sich daraus für uns, unsere Arbeit und unser Unternehmen ergibt.
So ist es nur konsequent, wenn wir unser Augenmerk auf eine effiziente und effektive Meetingkultur richten.
Eine solche Kultur baut auf dem Prinzip der Nachhaltigkeit auf. Neben der einfachen und zielgerichteten Vorbereitung steht hier die konsequente Nachbereitung im Fokus. Ergebnisse sollen, am besten sofort, dokumentiert werden und allen Beteiligten und Interessierten zur Verfügung stehen. Aufgaben sollen für jeden nachvollziehbar und nachverfolgbar sein.
Doch die Realität zeigt ein gänzlich anderes Bild:
In einer Studie der internationalen Managementberatung Bain & Company wurde das Zeitmanagement von 17 Konzernen untersucht. Demnach verbringt die gesamte Belegschaft der untersuchten Unternehmen 15% ihrer Arbeitszeit in Meetings. Hier verbirgt sich ein enormes Potential zur Kostenreduktion. Darüber hinaus sind viele Meetings ineffektiv. Oft kommen Mitarbeiter frustriert und mit dem Gefühl, wertvolle Zeit verschwendet zu haben, aus einem Meeting. Zu der vertanen Zeit kommen damit auch noch verpasste Chancen, weil die Ergebnisse aus den Meetings zu spät oder gar nicht dokumentiert und Aufgaben nicht nachverfolgt oder erledigt werden.
Genau hier kann ein geeignetes IT-System unterstützen. Ein wichtiger Faktor für den erfolgreichen Einsatz ist die nahtlose Integration in die bestehende Unternehmens-IT. Die Erstellung von Meeting-Notes und das Nachverfolgen von Aufgaben müssen sich in den normalen Arbeitsablauf optimal einfügen. Entsteht dabei ein Medienbruch, sinkt die Akzeptanz der Lösung bei den Mitarbeitern.
Der Gate4 Meeting-Workspace ist eine SharePoint/Office 365 Lösung, welche den kompletten Meeting Lifecycle beginnend mit der Themenauswahl, über die Planung bis zur Nachverfolgung von Aufgaben unterstützt.
Damit sich der Meeting-Workspace auch optisch in die vorhandene Unternehmens-IT eingliedert, können Farben und Stile leicht angepasst werden und die Verwendung von benutzerdefinierten Vorlagen für Protokolle oder E-Mails stellt die Anwendung des Corporate-Design jederzeit sicher.
✔ Folgemeetings erstellen: Kopiert alle Kopfdaten wie zum Beispiel Teilnehmer. Zusätzlich ist es möglich Tagesordnungspunkte vom Vorgängermeeting zu übernehmen.
✔ Besprechungen in die Zukunft planen.
✔ Besprechungsprotokolle im SharePoint erfassen.
✔ Export-Funktion in Docx und eigenem Word-Template ist verfügbar.
✔ Aufgabenverteilung inkl. Nachverfolgung von offenen Aufgaben.
✔ SharePoint Standard Funktionalitäten. Abgleich der Aufgabenlisten mit Outlook.
✔ Dokumentenupload zu Tagesordnungspunkten.
✔ SharePoint 2010 – SharePoint 2016 und Office 365 (Alle Versionen)!
✔ Keine Erweiterungen, Third-Party-Produkte oder WSP-Deployments erforderlich
✔ Neuster technologischer Stand mit JSOM (JavaScript Client Object Model)
✔ Kein Deployment erforderlich
✔ SharePoint „Upgrade“-fähig
✔ Kein SiteCollection Administrator erforderlich
Die Integration des Gate4 Meeting-Workspaces mit den bekannten Microsoft Office Werkzeugen wie Word, Outlook und SharePoint bzw. Office 365 liefert eine vertraute Benutzerumgebung und garantiert damit eine hohe Akzeptanz.
Die Planung von Meetings wird stark vereinfacht, Themen können aus einem Themenkatalog ausgewählt und Folgemeetings mit identischer Agenda auf Knopfdruck erstellt werden. Dadurch liegt eine Agenda mit Zeitplan bereits bei der Einladung zum Meeting vor. Das reduziert den administrativen Aufwand enorm und ermöglicht gleichzeitig eine bessere Vorbereitung der Teilnehmer. Während des Meetings kann mit dem Gate4 Meeting-Workspace bereits das Protokoll erfasst werden. Entscheidungen, offene Punkte und Aufgaben gehen nicht mehr verloren und über Outlook kann jeder Mitarbeiter sofort die ihm zugewiesenen Aufgaben bearbeiten.
Das beschleunigt die Nachbereitung des Meetings sowie die Nachverfolgung von Aufgaben und erzeugt damit Nachhaltigkeit.
Durch die intuitive und klar strukturierte Benutzeroberfläche ist der Meeting-Workspace einfach zu bedienen – lange Einführungsphasen und intensive Schulungen entfallen somit.
Wenn SharePoint / Office 365 bereits im Einsatz ist, kann eine Installation und Konfiguration des Systems innerhalb von ein bis zwei Stunden abgeschlossen werden. Damit steht der Gate4 Meeting-Workspace allen Mitarbeitern schnell und in der gewohnten Umgebung zur Verfügung.
Kunden, die den Gate4 Meeting-Workspace bereits benutzen:
– Ärzteversorgung Westfalen-Lippe
– Lebenshilfe München
