Als zentrales Feature ermöglicht SharePoint den Mitarbeitern Ihres Unternehmens das gemeinsame Arbeiten an Microsoft-Office-Dateien wie Texten, Präsentationen und Tabellen – auf Wunsch sogar gleichzeitig. Dabei dokumentiert SharePoint die Änderungen jedes Ko-Autors und macht so die Entstehung der finalen Version bei Bedarf transparent. Weil das Dokument dabei stets am gleichen Ort einer SharePoint-Bibliothek verbleibt, gehören Versionskonflikte, Suchen nach der letzten Fassung in E-Mail-Anhängen oder händisches Zusammenfügen einzelner Textabschnitte oder Arbeitsblätter der Vergangenheit an. (vgl. „Dokumentenverwaltung“)
SharePoint unterscheidet im Wesentlichen vier Möglichkeiten der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten: „Halbformale“ bzw. „Formale gemeinsame Dokumentenerstellung“, „Kommentieren und Überprüfen“ und „Dokumentenmappen“.
Bei der gemeinsamen Dokumentenerstellung via SharePoint haben alle Ko-Autoren gleichzeitig Zugriff auf die gleiche Datei und können Änderungen vornehmen. So arbeiten sie etwa an unterschiedlichen Kapiteln eines Texts, Arbeitsblättern einer Excel-Datei oder PowerPoint-Folien und das stets in der gewohnten Office-Umgebung. Das spart Zeit weil Sie beispielsweise als Autor nicht warten müssen, bis die Datei bei Ihren Kollegen „durch“ ist.
Der wesentliche Unterschied zwischen formaler und halbformaler Arbeitsweise besteht darin, dass in der formalen Bearbeitung Ihr Ko-Autor seine Änderungen explizit freigeben muss, damit Sie sie während der gemeinsamen Arbeit sehen können (und umgekehrt), während bei der halbformalen Dokumentenerstellung alle Ergänzungen sofort für alle sichtbar sind. Dies eignet sich etwa für das gemeinsame Brainstorming einer Gruppe, deren Mitglieder sich von unterschiedlichen Orten „zuschalten“. So kann ein Dokument unter SharePoint zum virtuellen Whiteboard im Netz werden.
Kommentieren und Überprüfen eignet sich, wenn Sie als Hauptautor ein Dokument fertiggestellt haben, zu dem Sie das Feedback von Kollegen einholen möchten. Zu diesem Zweck eignen Sie sich die Möglichkeiten an, die Ihnen SharePoint zum Erstellen eines Workflows zur Verfügung stellt (vgl. „Workflows“). Ein solcher Workflow sorgt dafür, dass Sie Kollegen, die Sie um Prüfung und Kommentare bitten, genaue Aufgaben zuweisen können, während der Workflow automatisch die Zeitplanung überwacht, ggf. Erinnerungen verschickt und den Verlauf dokumentiert. Haben alle Beteiligten ihre Aufgaben erfüllt (was je nach Einrichtung des Workflows zeitgleich erfolgen kann), erhalten Sie Nachricht und können alle Änderungen prüfen, ehe Sie das fertige Dokument veröffentlichen.
Auch die Arbeit an Dokumentenmappen ist eng mit den Möglichkeiten von Workflows verknüpft. So lassen sich die unterschiedlichen Dokumente einer Mappe gezielt während ihrer Entstehung verwalten, was sich vor allem für Dokument-Prüfungen oder Genehmigungen eignet.
