Die Möglichkeiten von SharePoint lassen sich grundlegend mit dem Bild eines Portals oder einer Plattform zusammenfassen. Wo immer zwei oder mehr Projektpartner im Unternehmen oder darüber hinaus zusammenarbeiten, erleichtert eine Vielzahl von Anwendungen die Kooperation aller Beteiligten. Der wichtigste Ausgangspunkt dabei ist, dass SharePoint kein lokal installiertes Programm oder eine Programm-Suite wie Office ist, sondern eine zentral auf einem Server des Unternehmens installierte Plattform, die Mitarbeiter verschiedener Abteilungen (und möglicherweise auch Externe) zusammenbringt.
Das Zentrum eines Projekts bildet eine in SharePoint erstellte Website – und je nach Komplexität des Projekts ein ganzes Intranet, das ganz ohne Programmierkenntnisse erstellt werden kann. Diese Website ist die Plattform, auf der alle projektrelevanten Dokumente, etwa Zeitpläne, To-Do-Listen, Tabellen, Protokolle und vieles andere mehr abgelegt werden. So entfällt das typische Hin-und-Herschicken der jeweils letzten Version – und damit auch die verbreitete Unsicherheit, ob der vorliegende Stand nun tatsächlich der jüngste ist. Ein Kalender hält alle wichtigen Termine für alle sichtbar fest. Die Bearbeitung von Dokumenten findet in der gewohnten Office-Umgebung direkt auf dem SharePoint statt, sodass ausgeschlossen ist, dass zwei Projektpartner zur gleichen Zeit das gleiche Dokument unkontrolliert verändern (vgl. Dokumentenmanagement).
Das Konzept von SharePoint als Portal wird auch durch seine vielfältigen Zugriffsmöglichkeiten deutlich. Unabhängig von individuellen Eingabegeräten können die Projektbeteiligten jederzeit auf die Projektsite zugreifen – etwa vom lokalen PC oder unterwegs vom Tablet oder Smartphone.
