Eine der zentralen Funktionen von SharePoint ist die Steuerung typischer Geschäftsprozesse mit festem Ablauf. Solche Workflows steuern zum einen – eng verknüpft mit dem Dokumentenmanagement – das gemeinsame Bearbeiten von Texten, Kalkulationen, Präsentationen und vieles mehr. Zum anderen sind Workflows in der Lage, Projektaufgaben vielfältiger Art zu koordinieren. Das erleichtert nicht nur allen Projektbeteiligten die Arbeit an ihren per Workflow definierten Aufgaben, sondern erhöht damit auch die betriebliche Effizienz und Produktivität.
SharePoint bildet die Abfolge der Aufgaben eines Workflows ab und unterstützt die koordinierte Bearbeitung durch automatisiertes Verschieben und Verteilen von Dokumenten oder Elementen. So lassen sich Vorgänge wie Projektgenehmigungen oder Dokumentfreigaben übersichtlich verwalten. Die einzelnen Schritte werden dabei dokumentiert und lassen sich später nachvollziehen. Beim Beispiel eines Freigabeprozesses etwa startet der Autor eines Dokuments den Workflow, indem er entsprechende Aufgaben an die zuständigen Personen verteilt und sie per E-Mail benachrichtigt. So erhalten sie ihre Anweisungen und Zugriff auf die freizugebende Datei. Der Dokumentenautor kann den Status überprüfen – etwa welche Teilnehmer ihre Aufgaben schon erfüllt haben. Über den Abschluss der Arbeiten wird er automatisch unterrichtet.
SharePoint arbeitet auch hier eng mit Microsoft Office zusammen. So können Schritte wie das Starten eines Workflows oder das Zuweisen und Abschließen von Aufgaben nicht nur in SharePoint in Gang gesetzt werden, sondern auch direkt aus den kompatiblen Office-Programmen – etwa das in Umlauf bringen einer Tabelle direkt aus Excel.
Verschiedene Workflows für typische Geschäftsprozesse stehen in SharePoint bereits „ab Werk“ zur Verfügung und können flexibel an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden., Out-of-the-box gibt es beispielsweise Workflows zur Genehmigung von Dokumenten oder Elementen, zum Einholen von Feedback oder zum Sammeln erforderlicher digitaler Signaturen. Darüber hinaus erweist es sich oft als sinnvoll, benutzerdefinierte Workflows genau auf die individuellen Bedürfnisse der Organisation oder des Unternehmens durch Softwareentwickler erstellen zu lassen.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Beispiele für SharePoint Workflows aus unserem Blog:
