14. Oktober 2016 · von Joerg Sager

Erklärt: Erinnerungsworkflow für SharePoint Task-Listen

Vergessen ist menschlich, also ist es eine gute Unterstützung, wenn man eine Erinnerung für Aufgaben verschickt. Doch wie kann ich dieses mit SharePoint Boardmitteln tun?
In dieser „Schritt-für-Schritt“-Anleitung zeige ich Ihnen wie Sie einen vereinfachten SharePoint Workflow zum Verschicken von Erinnerungen erstellen.

In diesem Beispiel nutzen wir die SharePoint 2010 Workflow Engine. Als Ausgangsbasis verwenden wir eine Standard SharePoint Aufgaben-Liste namens Wichtige Aufgaben. Um den Workflow zu erstellen, drücken wir im SharePoint Designer in der linken Navigation auf Listen und Bibliotheken und wählen die Aufgaben-Liste aus.

Im Abschnitt Workflows klicken wir auf neu, um einen SharePoint Workflow zu erstellen. Bitte wählen Sie als Plattformtyp: SharePoint 2010 Workflow.

SharePoint Workflow erstellen | Gate4
SharePoint Workflow erstellen

Anmerkung:

Selbstverständlich funktioniert es auch mit SharePoint 2013 Workflow, allerdings könnten die Aktionen unterschiedlich heißen. Aus Erfahrung sind viele interessierte Besucher mit der SharePoint Foundation Version unterwegs und diese verfügen ausschließlich über die SharePoint 2010 Workflows. Daher machen wir die meisten Beispiele für SharePoint 2010 Workflow Plattform, damit Alle was davon haben. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Ich diesem Beispiel möchte ich zwei Tage vor dem Fälligkeitsdatum eine Information verschicken, wenn die Aufgabe noch nicht abgeschlossen wurde.
Hierzu prüfe ich beim Start des Workflows ab, ob die Differenz kleiner 2 Tage zum heutigen Datum ist und größer als Heute, damit falls Aufgaben in die Vergangenheit gesetzt werden keine Erinnerungen verschicken.

Um meine erste Bedingung zu prüfen, ob das Fälligkeitsdatum kleiner ist als das heutige Datum, klicke ich im Menüband auf die Schaltfläche Bedingungen und füge die Bedingung Wenn das aktuelle Elementfeld gleich Wert ist ein. Bei der ersten Textmarke Wert wähle ich die Spalte Fälligkeitsdatum aus. Die Textmarke entspricht ändere ich auf größer als ab. Als letztes wähle ich bei der letzten Textmarke Wert das Aktuelle Datum aus indem ich auf „…“ klicke nach dem ich auf die Textmarke Wert geklickt habe und den erschienenen Dialog mit dem OK-Button bestätige.

Überprüfung des Fälligkeitsdatum in einem SharePoint Workflow.

Um meine zweite Bedingung zu prüfen, ob mindestens 2 Tage Differenz zwischen Heute und dem Fälligkeitsdatum liegen, muss ich mir eine Hilfsvariable zum Überprüfen erzeugen. Erst danach kann ich eine Bedingung einfügen. Hierfür klicke auf im Menüband auf die Schaltfläche Aktion und wähle die Aktion unter der Kategorie Kernaktionen -> Zeit zum Datum hinzufügen.

Ich verändere:

  1. die erste Textmarke 0 zu 2
  2. die zweite Textmarke Minuten zu Tage
  3. die dritte Textmarke Datum zu [Heute] in dem ich erneut auf „…“ klicke und den Dialog mit OK bestätigte

Nun klicke ich auf die Schaltfläche Bedingung und füge erneut ein die Bedingung Wenn das aktuelle Elementfeld gleich Wert ist ein.
Bei der ersten Textmarke wähle ich Fälligkeitsdatum und die Textmarke entspricht wird zu größer als verändert. Auf die letzte Textmarke Wert klicken wir und wählen statt den „…“-Button den daneben liegenden Button fx.

In dem erscheinenden Dialog wählen wir die folgende Konfiguration:
Gate4 - Nachschlagen Dialog SharePoint Designer

Datenquelle: Workflowvariablen und – parameter
Quellenfeld: Variable: Datum

Der Workflow sollte jetzt wie folgt aussehen:

SharePoint Workflow - Zwischenergebnis Gate4 SharePoint Erinnerungsworkflow
Gate4 – SharePoint Erinnerungsworkflow – Zwischenergebnis

Emailkonfiguration im SharePoint Erinnerungsworkflow

Da wir jetzt alle Bedingungen geprüft haben, welche wir wollten, können wir nun mit dem eigentlichen Versenden der Erinnerungen beginnen. Um das Datum zu ermitteln damit wir 2 Tage vor Fälligkeitsdatum eine Erinnerung verschicken können, wählen wir erneut die Aktion Zeit zum Datum hinzufügen über die Schaltfläche Aktion im Menüband.

Ich verändere:

  1. die erste Textmarke 0 zu -2
  2. die zweite Textmarke Minuten zu Tage
  3. die dritte Textmarke Datum klicken wir drauf und wählen den Button fx
  4. im erschienenen Dialog wähle ich als Datenquelle Aktuelles Element und als Quellenfeld Fälligkeitsdatum

Somit haben wir jetzt das Zieldatum ermittelt, an dem die Erinnerung verschickt werden soll. Damit es jetzt genau an diesem Tag passiert wählen wir als Aktion unter Kernaktionen -> Bis Datum anhalten. Die Textmarke diese Uhrzeit klicken wir an und klicken auf den fx-Button.

In dem erschienen Dialog wähle ich als Datenquelle Workflowvariablen und – parameter sowie bei dem Quellfeld die Variable: Datum1.
Das Ergebnis ist nun, dass der Workflow bis zu dem errechneten Zeitpunkt (Fälligkeitsdatum -2 Tage) wartet.

Nach dem der Workflow bis zu diesem Zeitpunkt gewartet hat sollten wir prüfen, bevor wir eine Erinnerung verschicken, ob die Aufgabe schon abgeschlossen wurde. Dafür klicken wir auf die Bedingung-Schaltfläche und wählen die Bedingung Wenn das aktuelle Elementfeld gleich Wert ist. Als erste Textmarke wähle ich den Wert Abgeschlossen und die dritte Textmarke ändere ich auf Nein.

Als nächstes können wir die Email versenden. Dafür klicke ich auf die Schaltfläche Aktion und wähle die Aktion unter Kernaktionen -> Email versenden.

Klicken Sie nun auf die Textmarke diese Benutzer. Im erschienen Dialog können wir nun die Email konfigurieren.
Gate4 SharePoint Workflow - Email konfigurieren
Von oben nach unten klicken wir zuerst bei dem Feld An: auf das Adressbuch-Icon und doppelklicken im darauf erscheinen Dialog auf Workflow-Nachschlagevorgang für einen Benutzer…. Die Konfiguration des Nachschlagen für Personen oder Gruppe-Dialog sieht wie folgt aus:

Datenquelle: Aktuelles Element
Quellenfeld: Zugewiesen an
Feld zurückgeben als: E-Mail-Adresse, durch Trennzeichen getrennt (Semikolon)

SharePoint Workflow - Betreff konfigurierenAls Nächstes kann der Betreff über den „…“-Button geändert werden. Hier füge ich mithilfe des Freitextes und der Nachschlagevorgang hinzufügen oder ändern-Vorgang meinen Text ein.

Das gleiche Vorgehen  wird angewendet, um den Nachrichtentext zu erstellen der Email. Hier kann ich auch über den Nachschlagevorgang hinzufügen oder ändern-Button Werte der aktuellen Aufgabe übernehmen wie zum Beispiel die Aufgabenbeschreibung oder den Aufgabentitel.

 

Nachdem ich die Email konfiguriert habe sieht der SharePoint Workflow wie folgt aus:

SharePoint Erinnerungsworkflow

SharePoint Workflow bereitstellen

Um den Workflow nun „scharf zu schalten“ klicken wir im Menüband auf Workfloweinstellungen. SharePoint Workfloweinstellungen
Als nächstes setzen wir in dem Abschnitt Startoptionen das Häkchen bei dem Punkt Workflow automatisch starten, wenn ein Element erstellt wird.

Das Ergebnis sollte wie folgt aussehen:

SharePoint Workflow Startoptionen
SharePoint Workflow Startoptionen

 

Nachdem wir die Startoptionen angepasst haben stellen wir den Workflow bereit. Dazu klicken wir auf im Menüband auf die Schaltfläche Veröffentlichen. Nun werden in dieser Aufgabenliste automatisch Erinnerungsemails verschickt.

Schlusswort

Ich hoffe Ihnen hat diese Schritt-für-Schritt-Anleitung bzw. kleines Training genau so Spaß gemacht wie mir beim Erstellen. Ich freue mich über Ihr Feedback und konstruktive Anregungen.



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