Seit ungefähr 3 ½ Monaten unterstütze ich Gate4 im Marketing – seitdem arbeite ich auch mit Microsoft Teams. Nachdem die Beliebtheit von Programmen wie Slack weiter anstieg brachte Microsoft 2017 mit Teams ihre eigene Kommunikationslösung heraus. Das in Office 365 integrierte Tool soll die Zusammenarbeit in Unternehmen erleichtern und zu höherer Effizienz der internen und externen Kommunikation führen. Im Folgenden werde ich davon berichten, wie Microsoft Teams meinen Arbeitsalltag erleichtert hat.
Die erste und wahrscheinlich wichtigste Frage: Was ist überhaupt dieses Microsoft Teams? Und was macht es so besonders?
Teams ist ein Tool, das chat-basierte Kommunikation innerhalb und außerhalb eines Unternehmens ermöglicht. Dank seiner Einbindung in Office 365 ermöglicht es dir, Projekte aus anderen Office-Diensten und Applikationen mit deinen Kollegen gemeinsam zu besprechen und zu bearbeiten. Ob Fragen und Probleme in Einzelchats, mit dem kompletten Team, oder in speziellen Projekt- und Abteilungsgruppen geklärt werden sollen ist ganz dir überlassen. Auch Online Besprechungen lassen sich mit Teams abhalten – hierfür einfach die Videochat-Funktion nutzen (bzw. eine einfache Telefonkonferenz starten).
Ein überfüllter Posteingang – wer kennt ihn nicht? In der Flut von Info-Mails, E-Mail-Verteilern und wirklich wichtigen Fragen kann man schnell mal den Überblick verlieren. Und ganz ehrlich, wer schreibt schon gerne E-Mails?
Wieso also nicht auf eine einfache Chatlösung a la WhatsApp umsteigen? Keine vorhergeschickten Floskeln, ein kurzes „Hallo“ reicht um die Konversation zu beginnen.
Mit dem Desktop Client von Teams kann man schnell auf Teams zugreifen und wird direkt benachrichtigt, sobald man eine Nachricht im Privat- oder Team-Chat bekommen hat. Damit gehört das ständige Checken des Postfaches der Vergangenheit an. Man kann natürlich immer noch entscheiden, wann man auf Teams-Nachrichten antwortet, aber meiner Erfahrung nach geht es sehr viel schneller kurz auf eine Frage im Chat zu antworten, als eine E-Mail-Antwort zu formulieren.
Ein meiner Meinung nach riesiger Vorteil von Teams gegenüber E-Mails ist die Kommunikation mit mehreren Leuten im Team-Channel. Anstatt die gleiche E-Mail an fünf Leute zu schicken, darauf zu warten, dass die ihre E-Mails checken, und dann auch noch die Antworten zu koordinieren und die nächste Runde E-Mails zu verfassen, genügt eine einzige Nachricht in den Team-Chatroom. Darauf können dann auch sofort Alle so antworten, dass es für das ganze Team sichtbar ist. Kein jonglieren zahlreicher E-Mail-Konversationen mehr – einfach alle Team-Mitglieder direkt in die Diskussion des Problems mit einbeziehen. Wenn ich zum Beispiel für eine Änderung auf einer Website Designer und Techniker brauche, schreibe ich einfach in den gemeinsamen Marketing-Channel. Dann können sich die Beiden schnell absprechen und wir alle zusammen eine Lösung finden.
Als Jemand, der Teams seit kurzer Zeit nutzt kann ich sagen, dass der erste Umstieg recht intuitiv für Jemanden ist, der sich grob mit Apps und Messaging Programmen wie WhatsApp auskennt. Generell erweist sich die Kommunikation mit Teams meiner Erfahrung nach als sehr angenehm. Kurze Fragen können schnell geklärt und Themen, die mehrere Leute betreffen, können in den jeweiligen Channels direkt besprochen werden.
Quelle: Microsoft Deutschland
Durch die Möglichkeit Bilder, Videos und Links in die Channels zu stellen (direkt in den Chat oder in den gemeinsamen Dateienspeicher) können Probleme schnell visualisiert und einfacher geklärt werden. Wenn ich zum Beispiel einen Social Media Post veröffentlichen will, dieser aber noch abgesegnet werden muss, mache ich einfach einen Screenshot von dem Entwurf und schicke ihn mit Teams direkt zur Kontrolle weiter. Einfach die Datei in das Textfeld ziehen und auf „Enter“ drücken – schon haben die Kollegen das gewünschte Bild. Für diejenigen, die es etwas lockerer mögen gibt es die Möglichkeit auch Emojis und GIFs in den Chat mit einzubauen.
Natürlich gibt es Themen, die besser telefonisch besprochen werden. Durch die Integration von Skype for Business in Microsoft Teams ist auch das spielerisch leicht. Einfach im Chatroom mit der gewünschten Person oder im Channel auf das Icon für das normale (Video-)Telefon klicken und schon wird die Verbindung aufgebaut.
Auch die Koordination von Aufgaben fällt mit Teams leicht. Die Einbindung des Microsoft Planners ermöglicht das Verteilen von Aufgaben für jedes Team (bzw. jeden Channel) separat. Jedes Team-Mitglied kann eine neue Aufgabe erstellen, sie beschreiben, und einem oder mehreren Mitgliedern zuweisen. Damit ist es sehr viel leichter, den Überblick über offenstehende Projekte zu behalten. Aufgaben in den Channels lassen sich auch in verschiedenen sogenannten „Buckets“ organisieren, ob nach Projektthema oder der Person, der sie zugewiesen sind, ist jedem Team Mitglied selbst überlassen.
Ich fasse zusammen: Nach 3 ½ Monaten mit Microsoft Teams bin ich sehr beeindruckt von Microsofts Kommunikationslösung. Interne sowie externe Kommunikation geht schnell und einfach von der Hand, viele Fragen können binnen weniger Minuten geklärt werden und die Koordination mit mehreren Kollegen gleichzeitig ist ebenfalls sehr unkompliziert. Als Jemand der schon vorher kein großer E-Mail-Fan war, kann ich Microsoft Teams wärmstens weiterempfehlen. Schnelle, einfache und ungezwungene Kommunikation. Es ist auch ein wenig eine Generationsfrage, aber mir gefällt das schreiben ohne förmliche Anreden bei jeder Antwort sehr gut.
Nach einer kurzen Umgewöhnungsphase in die Art der Kommunikation bereitet mir diese viel Freude. Am Anfang habe ich immer noch Neuigkeiten in Channels übersehen, aber nach kurzer Zeit hat es sich ziemlich eingespielt. Fettgedruckte Channelnamen bedeuten Neuigkeiten! Ich bin froh jederzeit mitlesen zu können was die anderen Kollegen gerade beschäftigt. Auch wenn ich mal 2-3 Tage nicht im Office vorort bin – bin ich doch stets informiert, weil ich zu jedem Zeitpunkt die Themen innerhalb der Teams und Channels mitlesen kann.
Fotos und Ideen postet man schneller und mutiger, da man nicht direkt das Gefühl hat einen Kollegen zu stören. Eine Email zu schreiben oder direkt anzurufen, um Jemand eine Idee zu erzählen unterbricht und stört die Arbeit des Kollegens vielleicht. Ich habe das Gefühl, dass so schneller und effizienter auch mit neuen Ideen und Informationen umgegangen wird.
Im Gate4 Büro herrscht allgemein ein lockerer Umgang und eine lockere Art der Kommunikation, daher klappt es gut die doch eher förmlichen und eingestaubten Emails als internes Kommunikationsmittel einzustellen. Das Teilen und Diskutieren von multimedialen wie PowerPoint Folien, Videos oder anderen Dingen klappt sehr viel besser und gezielter. Kollegen können mitlesen und einsteigen ohne gefühlte 365 Emails im Postfach zu haben.
Hast du ähnliche oder auch andere Erfahrungen mit Microsoft Teams gemacht? Schreib mir gerne einen Kommentar!
Kategorien: Microsoft Teams, Office 365
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