26. Oktober 2014 · von Joerg Sager

Aussagekräftige Nutzungsstatistiken für Ihren SharePoint

Auswertungen sind genau so wichtig, wie die richtigen Werkzeuge für die Analyse der Daten. In SharePoint 2013 hat sich der Fokus der Web Analytics Auswertungen klar auf die Suche verlegt. Auch die Nutzungsstatistiken von SharePoint 2010 waren eher oberflächlich und gaben meistens nicht die benötigten Informationen zurück. Doch welche Informationen werden benötigt?

Die Informationen, welche man benötigt, um eine aussagekräftige Nutzungsstatistik seines SharePoints zu erhalten, hängen natürlich davon ab, was das Ergebnis der Auswertung sein soll. Die häufigsten Fragen aus dem Alltag, welche sich die Betreiber eines SharePoint Portals stellen, sind:

  • Wird mein Unternehmenswiki eigentlich gelesen?
  • Wer liest eigentlich welche Informationen?
  • Manager, Consultants oder Projektleiter: Wer nutzt was?
  • Welche Browser werden genutzt?
  • Für welche Auflösung soll unsere Kommunikationsabteilung die Inhalte optimieren?

Bevor man zu teuren Third-Party-Lösungen greift, sollte man überlegen, ob das aktuelle Ziel nicht mit den vorhandenen Werkzeugen gelöst werden kann. Die Frage, ob mein Unternehmenswiki eigentlich gelesen wird, kann man mit Board-Mitteln lösen. Die SharePoint Nutzungsstatistiken geben Auskunft darüber, wie viele Besucher und Aufrufe die SharePoint-Site pro Tag hat. Gerade Wiki-Seiten haben meistens eine große Diskrepanz zwischen Lesern und Autoren. Die Leser bleiben meist im Verborgenen. Doch eine Aussage über die Anzahl der Besucher reicht meistens nicht aus, wenn man vorhat, seine Inhalte zu optimieren.

Gerade Detailinformationen (z.B.: Wie oft werden welche Dateien heruntergeladen?) bietet keine Standardfunktionalität von SharePoint. Popularity Trend und Search Analytics geben Auskunft darüber, welche Inhalte über die Suche gefunden werden und welche Keywords interessant sind. Doch auch hier finden sich keine Detailinformationen über die Benutzer.

Oftmals wird im Zusammenhang mit aussagekräftigen Reports Google Analytics oder Piwik erwähnt. Die Nachteile von Google Analytics liegen auf der Hand: alle Daten aus dem Intranet und dessen Benutzung werden an Google geliefert. Ob man das wirklich will, ist jedem selbst überlassen. Piwik bietet als selbsthostbare Google Analytics Alternative die Hoheit über die eigenen Daten. Diese Daten geben Ihnen Auskunft darüber, was die Benutzer interessiert oder welche die Absprungseiten sind. Auch Auskunft über Auflösung, Betriebssysteme und Browser bietet Piwik.

Es geht aber noch eine Stufe weiter und hier helfen keine Standardlösungen. Wir haben einen Machbarkeitstest durchgeführt und haben uns als Ziel gesetzt, eine Reporting-Lösung zu schaffen, welche schnell auf Bedürfnisse angepasst werden kann. Eine Anforderung war es, Besucher nach ihrer Positionen im Unternehmen zu bestimmen. Mit dieser Art von weiterführenden Informationen kann man zum Beispiel eine sogenannte Content-Optimierung durchführen und gezielt fehlende Inhalte ergänzen oder bestehende verbessern. Finden Sie heraus, welche Inhalte für welche Zielgruppe interessant ist und bauen diese Information dahingehend aus. Wenn Sie wissen, welche Informationen Ihre Manager suchen und interessieren, dann können Sie das Informationsangebot dahingehend verbessern. Das Gleiche gilt selbstverständlich für alle Mitarbeitergruppen, denn Fortschritt können Sie nur mit den richtigen Informationen erreichen.

SharePoint Web Analytics

Gate4 Logging Prototype

Eine weitere, oft verbreitete Möglichkeit ist der Log Parser, welcher von Microsoft bereitgestellt wird. Dieser bietet die Möglichkeit, dass Log des Internet Information Servers (Webserver) auszuwerten. Darüber bekommt man sehr schnell heraus, welche Dokumente häufig runtergeladen oder geöffnet werden. Wichtige Dokumente könnten stärker hervorgehoben werden, damit diese für die Mitglieder Ihres Intranets leichter gefunden werden können.

Fazit
Informationen werden immer wichtiger. Wir sind mittlerweile technisch in der Lage, fast alle unsere Prozesse zu digitalisieren oder zu automatisieren. Wir teilen Informationen effektiv und sammeln diese, sodass theoretisch alle Mitglieder des SharePoint Portals davon profitieren könnten. Jetzt ist es wichtig, dass diese Inhalte optimiert werden, damit wir noch effizienter und schneller einen Mehrwert aus unseren Daten gewinnen können. Ziel sollte es sein, dass die Mitarbeiter schnell alle benötigten Themen finden, welche sie für ihre Arbeit brauchen. Die verschiedenen Abteilungen können diesen Prozess unterstützen, aber auch nur, wenn sie wissen, welche Informationen interessant sind oder häufig benötigt werden. Kennen Sie die wichtigsten Inhalte in Ihrem SharePoint? Die meisten Unternehmen wissen gar nicht so genau, was in ihrem SharePoint wirklich relevant ist und was nicht. Sie haben kein Gefühl dafür, welche Inhalte fehlen könnten oder wo man Inhalte stärker ausbauen sollte. Gehen Sie einen Schritt weiter und finden Sie heraus, was wirklich in Ihrem SharePoint passiert.



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