31. Januar 2014 · von Andreas Klein

Deeper Integration – Dynamics CRM und SharePoint

Die meisten CRM Administratoren werden sie kennen: Die SharePoint Integration in Dynamics CRM. Im Prinzip eine gute Sache, denn sie löst die suboptimale Variante ab Dokumente direkt in der CRM Datenbank über die „Attachement“ Funktion zu speichern. Das bietet sowohl technische Vorteile als auch eine Verbesserung der Usability.

Bekanntlich kommt der Appetit mit dem Essen und so fragt man sich als Anwender dann auch, wie man die vom Unternehmen vorgeschriebene Ordnerstruktur für Angebot automatisch erstellen oder in dem gesamten Dokumentenbestand aus Dynamics CRM heraus eine Volltextsuche starten kann. Daraus entsteht der Wunsch nach einer tiefergreifenden Integration von SharePoint und Dynamics CRM.
In dem Artikel zur Document Search in Dynamics CRM hat mein Kollege Steffen Nörtershäuser bereits beschrieben, wie man eine Integration zwischen SharePoint und Dynamics CRM nutzen kann, um eine Volltextsuche über die mit CRM verknüpften Dokumente im SharePoint zu starten und die Ergebnisse im CRM darstellen kann.

In diesem Artikel möchte ich beschreiben wie man automatisiert Ordnerstrukturen im SharePoint anlegen kann. Ganz nebenbei wird damit auch die etwas nervige Dialogbox beseitigt, die man immer dann sieht, wenn man auf den „Dokumente“ Link eines neu angelegten Datensatzes klickt.

Der Kern der Lösung besteht aus drei neuen Entitäten über die eine Ordnerstruktur für eine Entität konfiguriert werden kann.

entities

Die SharePoint Entity beinhaltet die Basisinformationen der Konfiguration. Hier werden die zu konfigurierende Entität und ein Titelfeld festgelegt. Der Inhalt dieses Titelfeldes sollte möglichst eindeutig sein, denn er stellt den Namen des zu erstellenden SharePoint Folders.

SharePointEntity

Beim Erstellen eines SharePoint Entity Records wird ein CRM Plugin getriggert, welches seinerseits ein weiteres Plugin registriert.

Plugins

PluginSteps

Dieses Plugin ist dann für die Erstellung der Ordnerstruktur verantwortlich. Die grundlegende Funktionsweise ist in meinem Artikel Plugins registrieren Plugins genauer beschrieben. Eine SharePoint Entity enthält nun eine Liste von SharePoint Folder Records.

Der SharePoint Folder ist ein recht einfaches Gebilde bestehend aus einem Namen, und einer Liste von Unterordnern. Über eine Selbstreferenzierende Entität, welche vom Plugin rekursiv abgearbeitet wird, können so hierarchische Ordnerstrukturen recht einfach abgebildet werden.

SharePointFolder

Die dritte Entität ist die SharePoint Site welche neben der URL der SharePoint Site auch die Logindaten für den Zugriff auf den SharePoint enthält. Die Speicherung der Logindaten ist notwendig, weil aus dem Kontext eines CRM Plugins heraus keine User-Credentials an einen weiteren Webservice, in dem Fall eben der SharePoint WebService, weitergereicht werden können. Hierbei ist zu beachten, dass das Passwort von den Plugins verschlüsselt wird und somit nur in der verschlüsselten Form in der CRM Datenbank gespeichert ist.

SharePointSite

Fazit: Durch die Lösung lassen sich Ordnerstrukturen im SharePoint für CRM Entitäten automatisch erstellen. Der CRM Administrator benötigt hierfür keinerlei Programmierkenntnisse, weil die Lösung komplett über Dynamics CRM konfigurierbar ist. Zusammen mit der Documents Search kann der SharePoint tiefer in Dynamics CRM integriert werden.



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