23. Dezember 2018 · von Joerg Sager

Einführung von Microsoft Teams: Rollen und Verantwortlichkeiten

Microsoft Teams ist das neuste Werkzeug zur erfolgreichen Zusammenarbeit im Team. Es vereint alle wichtigen Arbeitsmittel aus dem Hause Microsoft. Das Verwalten von Personengruppen, Kanäle sowie Diskussionen organisieren und strukturieren von Inhalten gehören zu den Aufgaben. Microsoft Teams hat nicht nur Einfluss innerhalb der Teams Anwendung, sondern auch externe Werkzeuge und Funktionen können mit in die tägliche Arbeit eingebunden werden. Die Vorteile können aber nur voll umfänglich ausgeschöpft werden, wenn das Management und die Vorbereitungen für den Einsatz der Software gut durchdacht wurden.

Fehlt zum Beispiel ein Informationsplan und das Regelwerk so kann die Einführung von Microsoft Teams sehr schnell im Choas enden und die Zusammenarbeit, also den Mehrwert von Microsoft Teams blockieren und verhindern.

Die wichtigsten Schritte wie Ihnen eine erfolgreiche Einführung gelingt, können Sie in diesem Blog lesen. In diesem Artikel geht es um Rollen und Verantwortlichkeiten.

Rollen und Verantwortlichkeiten in Microsoft Teams

Microsoft Teams bringt von sich aus drei Rollen mit.

Die drei Microsoft Teams Rollen Teambesitzer, Teammitglied und Gast haben verschiedene im Standard festgelegte Rechte. Hier eine Übersicht über die wichtigsten Funktionen:

 

Funktion Teambesitzer Teammitglied Gast
Team erstellen Ja Nein Nein
Team verlassen Ja Ja Ja
Team löschen Ja Nein Nein
Kanal hinzufügen Ja Ja* Ja*
Teamnamen und Beschreibung ändern Ja Nein Nein
Eintritt in öffentliche Teams-Gruppen Ja Ja Nein
Kanalname und Beschreibung ändern Ja Ja* Nein
Kanal löschen Ja Ja* Ja*
Mitglieder in ein Team einladen Ja Nein Nein
Registerkarten hinzufügen Ja Ja* Nein
Connectoren hinzufügen Ja Ja* Nein
Bots hinzufügen Ja Ja* Nein
Anwendungen hinzufügen Ja Nein Nein
Privat chatten Ja Ja Ja
An Diskussionen teilnehmen Ja Ja Ja
Dikussionen starten, löschen, bearbeiten Ja Ja Ja
Dateien bereitstellen Ja Ja Ja

Alle mit dem *-gekennzeichneten Berechtigungen können vom Besitzer des Teams auf Teamebene aktiviert und deaktiviert werden.

Neben den drei Standard-Rollen sollte man zwei weitere Rollen betrachten. Dieses ist der Office 365 Administrator und ein Komitee oder eine Person für Fragen zum Thema Zusammenarbeit und welche als Schiedsinstanz agiert. Dieses ist wichtig, damit es klare Spielregeln gibt, wie die Zusammenarbeit funktioniert und wie diese voran getrieben werden kann.

Somit haben wir neben den Microsoft Teams Rollenberechtigungen noch folgende Verantwortlichkeiten.

Rolle Verantwortlichkeiten
Teams Besitzer
  • Verwaltet Mitglieder und Inhalte
  • Erstellt Kanäle und Tabs
  • Erster Ansprechpartner für (fachliche) Fragen im Team
Teams Mitglied
  • Wirkt bei Inhalten mit
Teams Gast
  • Wirkt bei Inhalten mit
Office 365 Administrator
  • Verwaltet Benutzerlizenzen
  • Überwacht Nutzungsanalysen und Sicherheit
  • Erstellt regelmäßige Konformitätsberichte
Kollaborationsspezialisten / Führungskräfte / Komitee
  • Erstellt, verwaltet und regulierte Prozesse rund um die Erstellung von Teams
  • Überwacht die Unternehmensrichtlinien im Bezug auf Sicherheit und eigener Regeln
  • Trifft Entscheidungen für Teams Features und Funktionen
  • Tritt ein wenn es Unklarheiten gibt rund um das Thema Zusammenarbeit

 

Im Falle einer Frage, sollte der Benutzer immer wissen wohin er sich wenden kann. Im Idealfall mit fachlichen Themen an den Team-Eigentümer und mit Fragen der Zusammenarbeit oder sicherheitsrelevanten Fragen an eine dafür eingerichtete Stelle. Wenn sich ein Benutzer zum Beispiel unsicher fühlt, ob er ein Dokument welches als vertraulich gekennzeichnet ist hochladen darf, dann muss es dafür einen klaren Ansprechpartner geben.

Oftmals sind IT-Mitarbeiter und Führungskräfte für solche Fragen schwer greifbar, da diese entweder mit anderen wichtigen Themen beschäftigt sind oder gar uninteressiert an dem Thema sind. Auch der Teambesitzer kann darüber keine Auskunft geben. Dieses Verhalt kann zur Verlangsamung in der Zusammenarbeit führen oder gar zum Stillstand des Projektes.

Wer nicht die Kapazitäten für einen Kollaborationspezialisten hat, dem ist empfohlen ein Team für Fragen einzurichten in dem Benutzer ihre Fragen der Zusammenarbeit stellen können. Fehlt eine Beratungs- und Entscheidungsinstanz für die Zusammenarbeitsregeln, dann kann durch Unsicherheit der positive Effekt der Nutzung gebremst werden und bis zum Stillstand des Informationsflusses führen.

Lesen Sie mehr in unserem Blog zu Microsoft Teams.

Wenn Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, dann zögern Sie sich nicht uns zu kontaktieren.



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