Formulare im SharePoint

InfoPath abgekündigt – wie geht es weiter? Formulare im SharePoint 2013 sind ein wesentlicher Bestandteil des täglichen Arbeitens mit dem SharePoint. Was es noch für Möglichkeiten gibt, möchte Ich Ihnen gerne zeigen.

SharePoint Standard

Spätestens nach der SharePoint Conference 2014 in Las Vegas zeichnet sich ab, wohin der Weg für die Entwicklung von SharePoint Formularen gehen wird. Jedoch gibt es noch keine 100%-zuverlässige Aussage, da Microsoft betont, dass es eine vorläufige Planung der Formularentwicklung ist. Tendenziell ist zu erkennen, dass es „Back to the roots“ gehen wird und die Office-Programme wieder stärker eingebunden werden. Im Gegensatz zu InfoPath wird Microsoft die Strategie verfolgen, statt einem gleich mehrere Programme zur Verfügung zu stellen, welche das Erstellen von Formularen ermöglichen.

Was ist zur Zeit möglich?

List Forms

Die sogenannten List Forms sind Standardformulare, welche SharePoint beim Anlegen einer Liste automatisch generiert. Bei den Standardformularen sind Anpassung nur bedingt möglich. Die Reihenfolge der Eingabefelder und einige Validierungen sind möglich. Erweiterte Abhängigkeiten oder individuelle Änderungen auf Basis von Eingaben sind im Formular nicht möglich.

Validierung

Es gibt bei Listen Formularen zwei Validierungsmöglichkeiten. Zum einen die Spalten-Validierung und zusätzlich die Validierung auf Listenebene. Der Unterschied ist, dass die Spalten-Validierung nur im Context der aktuellen Spalte laufen kann. Man kann nicht zwei Felder untereinander bzw. übergreifend validieren sondern nur die aktuelle Eingabe.

In diesem Beispiel wurde eine für Currency (Währungs) – Spalte für die Validierung verwendet. Hier wird eine Eingabe der Spalte Preis erzwungen, welche größer als 100 sein muss.

Dieses gilt, wie gerade bereits erwähnt, nur für die Spalte selber. Zu finden ist die Validierung bei der Spalten-Einstellung ganz unten. Wie schon erwähnt funktioniert das nur auf die Spalte selber. Wenn man mehrere Spalten gleichzeitig validieren möchte, dann muss man auf die Listen-Validierung zurückgreifen. Zu finden in den Listeneinstellungen und dort unter Überprüfungseinstellungen.

In dieser Validierung wird geprüft ob im Titel „Beamer“ steht und der Preis über 1000€ ist. Wenn nein, dann schlägt das speichern mit der eingebenden Fehlermeldung fehl.

Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit mit Content-Types (Inhaltstypen) verschiedene Formulare für eine List aufzubauen und unterschiedliche Spalten abzufragen.

Welche Möglichkeiten es gibt bzw. welches häufig verwendete SharePoint Formular Validierungs-Formeln sind, können Sie der entsprechenden Microsoft Seite entnehmen: Beispiele für häufig verwendete Formeln

Fazit zu Standardformularen im SharePoint

Für einfache Anforderungen reichen die Formulare des SharePoint aus. Sollten die Anforderungen komplexer werden und das Formular auf Eingaben reagieren stößt man schnell an seine Grenzen. Bei der Formularvalidierung zur Vermeidung von Fehleingaben der Benutzer sieht es sehr ähnlich aus. Man ist zwar in der Lage Validierungen zu verschachteln, allerdings ist nur eine Fehlermeldung möglich, sodass dem Benutzer nicht genau gezeigt werden kann was falsch eingeben wurde.

Excel Umfragen

Die Excel Umfragen sind ein unbekanntes, aber doch starkes Feature. Einfach eine Excel Mappe anlegen und unter Einfügen eine Neue Umfrage erstellen.

Nach dem die Umfrage angelegt ist, kann man angelehnt an die SharePoint Umfragen Fragen erstellen.

Als nächsten Schritt kann man die Umfrage „veröffentlichen/freigeben“ auch an externe Personen, welche keinen Office365 oder SharePoint Zugang haben.

Die Umfrage kann über den Link, welcher angezeigt wird nach dem man auf Umfrage freigeben gedrückt hat, ausgefüllt werden.

In Excel erscheint in Echtzeit die Antworten der Teilnehmer und können direkt über Excel ausgewertet werden. Hier kann zum Beispiel auch über die Excel Diagramm Funktionen die genutzt werden, damit die Antworten grafisch ausgewertet werden können.

Fazit zu Excel Umfragen

Excel Umfragen sind eine einfache Funktionalität schnell Umfragen zu erstellen. Im Gegensatz zu den SharePoint Umfragen hat man eine vereinfachte Möglichkeit die Umfragen auszuwerten oder die Ergebnisse schnell in Besprechungen vorzustellen. Sie sind gut durchdacht und bieten alle Möglichkeiten die man brauch um eine Umfrage zu erstellen.

HTML5 + JSOM

Das JavaScript Object Model macht es möglich HTML(5) Formulare zu erstellen und die Daten in SharePoint Listen zu speichern. Diese Möglichkeit ist eine schöne Alternative für Entwickler. Keine komplexen ASP.NET Seiten mehr und vor Allem kein Deployment mehr von WSP-Dateien.

Die JSOM API reiht sich in die anderen SharePoint Webservice konsumierenden Object Modelle ein. ( CSOM, JSOM und REST-API ) Die SharePoint JSOM API ist sehr gut gelungen und man kann nahezu alle nötigen Aktionen damit leicht umsetzen. Microsoft stellt auf seiner Seite How to: Complete basic operations using SharePoint 2013 client library code Beispielcode zusammen für den Umgang mit Listen. Für Entwickler, für die HTML kein Problem darstellt und die keine Berührungsängste mit JavaScript haben, stellt dieses Zusammenspiel ein passendes Werkzeug dar. Zum Einen bewegt man sich in einem nahezu grenzenlosen Umfeld und zum Anderen kann man schnell und einfach Formulare erstellen und mit Logik versehen. Auch hier bieten viele Anbieter wie das bekannte JavaScript Framework jQuery Erweiterungen für Formulare.

Was kommt neues?

Nach dem InfoPath 2013 die letzte Version war stellt man sich die Frage wie zukünftig die PowerUser ihre Formulare im SharePoint gestalten. Es gibt noch keine 100% Antwort darauf, aber aktuelle Informationen deuten darauf hin, dass Microsoft Access diese Rolle zukünfigt übernehmen wird. Auch jetzt ist es schon möglich mit Access rudimentäre Formulare zu erstellen. Aktuell laufen diese Formulare allerdings in einer Access Datenbank. Sie können über die Access Webforms dargestellt werden. Dieses soll höchstwahrscheinlich weiter ausgebaut werden sodass zukünftig Access wieder eine wichtige Rolle in der Office-Welt übernehmen wird.

Third-Party-Produkte

Es gibt eine Reihe von Third-Party Produkten im Bereich Formulare rund um SharePoint. Die beiden Bekanntesten möchte ich heute kurz erwähnen.

SPForm

SPForm (http://spform.com/) ist eine Lösung, welche die Möglichkeit bietet komplett ohne Programmierkenntnisse kluge Formulare zu entwickeln. SPForm ist eine SharePoint integrierte Anwendung und der SPForm Designer ist sehr stark an das Design des SharePoint angelegt. Dieses hat den Vorteil das spätere Anwender sich schnell zurecht finden. Der SPForm Designer bietet eine Drag and Drop Oberfläche mit vielen Einstellungs- und Validierungsmöglichkeiten sodass auch kompliezierte Formulare umgesetzt werden können. Darüber hinaus kommen auch Entwickler auf ihre Kosten, weil auch eigener JavaScript-Code in die Formulare eingefügt werden können.

Nintex Forms

Für viele ist Nintex schon ein Begriff. Durch die Nintex Third-Party-Produkte, welche in der Vergangenheit die einzelnen SharePoint Versionen begleitet haben, ist der Name Nintex in der SharePoint Welt bekannt. Nintex bietet mit Ihrer Nintex Forms Lösung ein web-based Designer mit dem man ohne Programmierkenntnisse im Drag and Drop Modus Formulare zusammen bauen kann. Der Nintex Forms Designer befindet sich in der SharePoint Optik und ist somit mit einem hohen Wiedererkennungswert verbunden. Es können Validierungsregeln oder auch eigenen JavaScript Quellcode eingegeben werden.

NEU: linqi

linqi ist eine Eigenentwicklung aus dem Hause Gate4, die es Unternehmen ermöglicht, spielend leicht mithilfe von Drag-and-drop Formulare zu digitalisieren und diese direkt in Prozessen zu verarbeiten, ohne eine Sharepoint-Anbindung zu benötigen.

Fazit zu Third-Party-Produkten

Mit Zusatzsoftware kann man den funktionellen Umfang seines Produkten gut erweitern. Zu bedenken ist immer „Brauch man dieses wirklich?“ und „Welche Nachteile entstehen mir dadurch?“. Ein großes Thema ist immer die Migrationsfähigkeit zur nächsten SharePoint Version und die damit verbunden Kosten. Zusätzlich sollte man sich ins Bewusstsein rufen, ob das Formular, welches sich im Standard nicht umsetzen lässt, weil es so Komplex ist, wirklich so sein muss. Oftmals wird versucht alte Papierprozesse 1:1 im SharePoint abzubilden. Es gab sicher einen Grund warum es so ist, aber man sollte zu mindestens in Betracht ziehen, dass mit den neuen Möglichkeiten, welche SharePoint bietet, der Prozess, und damit auch das Formular geändert werden können. Die Forms Designer sind eine durchdachte und schöne Alternative zu den SharePoint Standard Formularen. Wenn man viele komplexe Formulare erstellen muss, sind diese Lösungen eine gute Alternative damit auch Poweruser und nicht nur Entwickler komplexe Formulare erstellen können.

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