23. Juni 2014 · von Joerg Sager

Meetings mit SharePoint verwalten

Wer kennt das nicht? Einer Besprechung folgt die Nächste. Doch wie kann man den Überblick behalten?
Wir haben dazu eine Lösung für den SharePoint geschaffen, welche eine Vielzahl nützlicher Funktionen bietet und dem Anwender hilft den Überblick im alltäglichen Besprechungswahn zu halten.

Es ist zwar möglich mit SharePoint Boardmitteln Besprechungen anzulegen, aber meistens reichen diese nicht aus um typische Anforderungen in Unternehmen zu erfüllen. Komfortable Lösungen gibt es kaum.

Der Gate4 Meeting Workspace für SharePoint bietet eine flexible und anpassbare Lösung für Besprechungsprotokolle. Planen, Vorbereiten, Durchführen und Nachverfolgen der Besprechungsergebnisse sind dabei die wichtigsten Key-Features.

SharePoint Meeting Dashboard

 

Abbildung: Dieser Screenshot zeigt das Meeting Dashboard über das alle Protokolle und Aufgaben auf einem Blick zu sehen sind. Darüber können auch Folgemeetings erstellt werden.

Features

✔ Folgemeetings erstellen: Kopiert alle Kopfdaten wie zum Beispiel Teilnehmer. Zusätzlich ist es möglich Tagesordnungspunkte vom Vorgängermeeting zu übernehmen.
✔ Besprechungen in die Zukunft planen.
✔ Besprechungsprotokolle im SharePoint erfassen.
✔ Export-Funktion in Docx und eigenem Word-Template ist verfügbar.
✔ Aufgabenverteilung inkl. Nachverfolgung von offenen Aufgaben.
✔ SharePoint Standard Funktionalitäten. Abgleich der Aufgabenlisten mit Outlook.
✔ Dokumentenupload zu Tagesordnungspunkten.

Technische Fakten

✔ SharePoint 2010, SharePoint 2013 und Office 365 (Alle Versionen)!
✔ Keine Erweiterungen, Third-Party-Produkte oder WSP-Deployments erforderlich
✔ Neuster technologischer Stand mit JSOM (JavaScript Client Object Model)
✔ Kein Deployment erforderlich
✔ SharePoint „Upgrade“-fähig
✔ Kein SiteCollection Administrator erforderlich

Erfassen eines neuen Meetings

Anlegen eines TagesordnungspunktesAbbildungen: Die beiden Screenshots zeigen eine Besprechung in der Detailansicht.

Der Gate4 Meeting Workspace eignet sich für große sowie kleine Teams. Benutzer können online schnell auf Protokolle zugreifen und nachgelesen, welche Themen in den letzten Meetings besprochen wurden. Darüber hinaus kann ein Docx-Export des Protokolls heruntergeladen werden und z.B. an externe Teilnehmer versendet oder ausgedruckt werden.

Mehr Informationen für ein Besprechungssystem im SharePoint: SharePoint Meeting Workspace



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