Die Erfassung und Abrechnung von Reisekosten ist für viele ein leidiges Thema. Mitarbeiter verschleppen die zeitaufwendige und ungeliebte Arbeit und ärgern sich über wenig benutzerfreundliche und verständliche Software, welche oft aus einem aufgebohrten Excel-Sheet besteht. Abteilungsleiter müssen in umständlichen Verfahren die Reisekosten der Mitarbeiter prüfen und freigeben. Buchhaltung und Management tun sich schwer dabei, eine geeignete Software zu finden.
Diese Liste ließe sich noch weiter fortsetzen und jede Lösung mag dort ihre Vor- und Nachteile mit sich bringen. Viele der vorhandenen Probleme sind auch nicht direkt in der eingesetzten Software begründet, sondern darin, dass die Reisekostenabrechnung eben eine ungeliebte Routineaufgabe darstellt. Eine gute Softwarelösung sollte daher dem Anwender möglichst wenig zusätzlichen Aufwand bereiten. Hier kann es schon weiterhelfen, wenn die Abrechnung der Reisekosten in dem Softwarewerkzeug erfolgt, mit dem die Mitarbeiter auch ihre übrige Arbeit erledigen. Bei dem Vertriebsmitarbeiter, der im Außendienst arbeitet, ist das üblicherweise ein CRM System. In diesem Artikel möchte ich die Idee und die Vorzüge einer solchen Lösung für Dynamics CRM skizzieren.
Typischerweise finden wir in einem CRM System vieles von dem wieder, was man für eine Abrechnung von Reisekosten für einen Außendienstmitarbeiter im Vertrieb benötigt.
Dynamics CRM bringt darüber hinaus die notwendige Flexibilität mit, eine solche Lösung zu implementieren. Hierzu werden einige Custom Entities, Forms, Plugins und Reports benötigt.
Grund genug, diese Idee näher zu beleuchten.
Der für den Anwender wichtigste Aspekt stellt sicher die Tatsache dar, dass die Abrechnung der Reisekosten sich im CRM in den normalen Arbeitsablauf einbetten würde. Damit sinkt die Hemmschwelle bei den Anwendern, wenn es an das ungeliebte Thema der Erstellung der Reisekostenabrechnung geht.
Ein weiterer Vorteil einer solchen Lösung liegt damit auch auf der Hand: Die grundlegende Funktionsweise der Software und deren Bedienung ist bereits bekannt. Dadurch kann der Schulungsaufwand auf ein Minimum beschränkt werden.
Für den Mitarbeiter wird die Abrechnung der Reisekosten in den Arbeitsprozess eingebettet. Aus einer Terminliste heraus kann der Mitarbeiter nun eine Reise anlegen. Wenn dieser Termin mit einer Verkaufschance oder einem Auftrag verknüpft ist, kann das CRM die hinterlegte Kundenadresse direkt als Reiseziel vorschlagen. Wenn die Reise nun mit dem eigenen PKW gemacht wurde, könnte die Strecke z.B. via Google-Maps berechnet und die gefahrenen Kilometer im CRM eingetragen werden. Ansprechpartner und Thema der Reise können auch direkt aus dem Termin übernommen werden. Dies setzt voraus, dass die Mitarbeiter ihre Kundentermine auch im CRM erfassen und bietet damit auch einen Anreiz, dies zu tun. Damit kann auch die Datenqualität und die Vollständigkeit der CRM Daten zu einem Kunden verbessert werden. Der wesentliche Aspekt ist hier jedoch, dass der Erfassungsaufwand für den Mitarbeiter auf ein Minimum reduziert werden kann.
Ganz ohne die Erfassung von weiteren Belegen wird der Mitarbeiter in den meisten Fällen nicht auskommen. Dies kann im CRM für den Anwender allerdings recht angenehm gestaltet werden. Vielen Lösungen haben hier das Manko, dass alle möglichen Belege über ein immer gleiches Formular erfasst werden (das gilt insbesondere für Excel). Dies hat zur Folge, dass in unterschiedlichen Feldern Werte eingetragen werden müssen, die das System eigentlich bereits sinnvoll ausfüllen könnte. Schlimmer noch: oft werden Felder zweckentfremdet, damit die notwendigen Daten erfasst werden können. Mit Dynamics CRM haben wir jedoch die Möglichkeit, intelligente Formulare zu erstellen, welche für die unterschiedlichen Belegarten auch die passenden Formulare bereitstellen. Somit wird der Anwender bei der Belegerfassung optimal durch das System geführt. Wenn nun die Belege gescannt und an die CRM Datensätze angehängt werden, kann der weitere Workflow weitestgehend papierlos gestaltet werden.
Nach Abschluss der Erfassung der Reisekosten werden diese automatisch zur Freigabe an den verantwortlichen Abteilungsleiter weitergeleitet. Der Abteilungsleiter erhält dann eine entsprechende Aufgabe im CRM, welche mittels des CRM Outlook-Clients auch als Aufgabe im Outlook des Abteilungsleiters angezeigt wird. Dem Abteilungsleiter liegen nun alle Informationen vor: die einzelnen Reisen mit den dazugehörigen Belegen und Dokumenten, der zugehörige Termin und der Bezug zu einem Kunden und dessen Auftrag oder Verkaufschance.
Nach der erfolgten Freigabe der Reisekostenabrechnung durch einen Abteilungsleiter werden die kompletten Daten an die Buchhaltung weitergereicht, als Export oder direkt in das Buchhaltungssystem. Damit wird ein durchgängiger Workflow gewährleistet.
Über die Zuordnung der entstandenen Kosten zu unterschiedlichen Belegarten und die Zuordnung zu Kunden, Aufträgen oder Verkaufschancen lassen sich dann auf Abteilungs- oder Unternehmensebene auch umfangreiche und detaillierte Auswertungen erstellen. So können z.B. die Reisekosten, welche bereits in der Vertriebsphase entstehen, einem Projekt zugeordnet werden oder die Bahnkosten auf Abteilungen heruntergebrochen werden, um zu ermitteln, für wen sich die Anschaffung einer BahnCard lohnt.
Eine Softwarelösung zur Abrechnung von Reisekosten, die in Dynamics CRM eingebettet ist, ist realisierbar und bietet, insbesondere im Vertriebsumfeld, einen echten Mehrwert für Mitarbeiter und Unternehmen.
Schlagwörter: CRM, Dynamics CRM, Reisekosten, Reisekostenabrechnung, Workflow
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