Sales Content Management

In einer Gartner Studie zum Thema CRM bin ich über den Begriff Sales Content Management gestolpert. Nach der Vorstellung von Gartner erreicht diese Technologie innerhalb der nächsten zwei Jahre das Plateau der Produktivität in ihrem Hype Cycle CRM 2012.

Demnach sollte Sales Content Management ein aktuelles Thema sein. Der Begriff an sich erlaubt auch eine gewisse Vorstellung davon, was sich dahinter verbergen könnte. Die Treffer, die Google zu dem Thema liefert, sind allerdings eher dürftig. Im Grunde teilt sich hier die Welt in zwei Lager. Die einen verstehen unter Sales Content Management die Bereitstellung von vertrieblich relevanten Informationen im Internet wie z.B. ein Produkt-Flyer im PDF Format oder eine Preisliste. Die anderen verstehen darunter das Management von unstrukturierten Inhalten und Dokumenten, welche im Marketing- und Vertriebprozess, intern wie auch extern, entstehen.

Ich möchte mich eher der zweiten Meinung anschließen, weil hierdurch auch die Grundlage für den Content im Internet gelegt wird. Damit stellt sich nun die Frage: Woraus besteht Sales Content und dessen Management?

Sales Content – Unter diesem Begriff wird die Gesamtheit aller möglichen Dokumente im Vertriebsprozess zusammen gefasst. Dazu zählen unter anderem Produktinformationen, Produktkataloge, Angebotsanfragen, Angebote, Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Verträge usw. Dies sind sowohl Dokumente, welche während des Vertriebsprozesses erstellt werden, z.B. ein Produktkatalog, als auch Dokumente, welche von extern kommen wie z.B. eine Angebotsanfrage von einem Kunden.

Sales Content Managment – Hierbei geht um die Ablage und die Verwaltung all dieser Dokumente. Gegen ein reines CRM System grenzt sich ein CRM System mit Sales Content Management Funktionalität dahingehend ab, dass dieses, im Gegensatz zu einem reinen CRM System, auch mit Informationen umgehen kann, welche sich nicht in die Struktur verknüpfter Tabellen einer relationalen Datenbank pressen lassen.

Dokumente entstehen im Marketing- und Vertriebsprozess in allen Phasen und jeweils mit Bezug auf die unterschiedlichen Objekte (z.B. Kontakt, Verkaufschance oder Auftrag) im Prozess. Bei der Ablage der Dokumente muss ein CRM System, welches Sales Content Management Anforderungen abdeckt, den Bezug auf diese Objekte herstellen. Diese Anforderung decken die meisten aktuellen CRM Systeme ab. Sales Content entsteht jedoch auf unterschiedlichen Wegen. Eine Auftragsbestätigung kann aus den Auftragsdaten eines CRM Systems, sozusagen auf Knopfdruck, erstellt werden. Eine Produktbeschreibung entsteht vermutlich eher aus der Zusammenarbeit mehrere Personen, z.B. einem Produktentwickler, Produktmanager oder einem Marketingfachmann. Auch wird man eine Produktbeschreibung nicht einfach veröffentlichen, weil es dazu sicher einen Freigabe-Workflow geben wird. Vergleichbares darf man bei einem größeren Angebot erwarten. Ein Sales Content Management bietet hierzu entsprechende Workflow-Funktionalität an. Eine Volltextindizierung und Suche über den Dokumentenbestand, Vergabe von Metainformationen an Dokumente und Vorlagenmanagement sowie das Handling gescannter Dokumente (Stichwort OCR) gehören ebenfalls zu den typischen Anforderungen.

Dynamics CRM – Zusammen mit SharePoint kann Dynamics CRM alle diese Anforderungen abdecken, die Standardintegration von SharePoint und Dynamics CRM ist hier jedoch nicht ausreichend. Mit dieser ist lediglich die Ablage von Dokumenten mit Bezug zu einem CRM Objekt abgedeckt. Es fehlt im Standard die integration der Volltextsuche über den Dokumentenbestand aus CRM heraus. Produktübergreifende Workflows oder der Abgleich von Metadaten zwischen CRM und SharePoint sind ebenfalls nicht durch die Integration abgeddeckt.

CRM Document Search – Eine dieser Lücken schließt unsere CRM Document Search. Sie ermöglicht den Doumentenbestand mittels der SharePoint Volltextsuche im CRM zu durchsuchen und stellt den Bezug der gefundenen Dokumente zu den zugehörigen CRM Objekten her.

An der Beseitigung der anderen Lücken arbeiten wir!

Haben Sie Fragen zu diesem Artikel oder brauchen Sie Unterstützung?

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf!

Wir unterstützen Sie gerne bei Ihren SharePoint-Vorhaben!