Image- und Wirtschaftsschaden durch Unordnung
Das Stammdaten-Management wird in mittelständischen Unternehmen überwiegend noch vernachlässigt. Dabei können fehlerhafte Stammdaten Geld und Image kosten. Zum Beispiel können durch Unstimmigkeiten in den Kundenadressen Warenlieferungen falsch geliefert werden. Rechnungen mit falschen Zahlungsbedingungen werden versandt, erreichen den Kunden nicht oder erreichen die falsche Person.
Zu den finanziellen Verlusten kommt oftmals auch ein Imageschaden für die Unternehmen hinzu. Während die Firmen noch damit kämpfen, Ihre Missstände durch fehlerhafte Stammdaten auszugleichen, wächst das Datenchaos weiter. Daten zu Mitarbeitern, Partnern, Lieferanten, Produkten, Zahlungsvereinbarungen oder auch Material wachsen weiter an.
Durch die komplexer werdenden Märkte ist es wichtig, schnell Entscheidungen treffen zu können. Dieses gelingt nur, wenn eine saubere und belastbare Datenstruktur vorliegt.
Doch wie dieses Ziel erreichen? Es gibt verschiedene Ansätze die die Qualität der Stammdaten voranbringt.
Bestimmen Sie Verantwortliche für das Stammdatenmanagement
Stammdaten zu organisieren und in Anwendungen zu verteilen wird oftmals unterschätzt. Ein häufiges Problem ist, dass zum Beispiel Anwendungsverantwortliche nur innerhalb ihrer Lösung denken. Der Blick über den Tellerrand fehlt und häufig wird übersehen, dass auch andere Systeme auf diese Stammdaten zugreifen. Prozessverantwortliche fokussieren überwiegend auf die Stammdaten, die zur Erfüllung des eigenen Geschäftsablaufs beitragen. Sowohl die IT-Abteilung als auch die fachlichen Verantwortlichen können dieser Aufgabe nicht im vollen Umfang gerecht werden. Der IT-Abteilung fehlt in der Regel der notwendige fachliche Sachverstand um Daten zu Lieferanten, Kunden, Material oder anderen Merkmalen korrekt bewerten zu können. Die fachlichen Verantwortlichen hingegen haben nicht die Mittel und das Know-How die Stammdaten workflowgesteuert in alle Systeme zu verteilen.
Hierbei sollten automatisierte Datenqualitätsprozesse entwickelt werden, welche von den fachlichen Verantwortlichen der Daten gestartet werden. Dabei ist es wichtig im Vorfeld alle fachlichen Anforderungen differenziert und bewertet zu haben, um bestmöglichen Nutzen aus dem Stammdatenprozess zu gewinnen.
Am Anfang steht die Datenqualität
Fast die Hälfte der befragten Unternehmen bewerten die Qualität ihrer Datenbestände als schlecht beziehungsweise sehr schlecht, 36 Prozent bwerten sie als durchschnittlich, und lediglich 13 Prozent sprachen von einer guten Datenqualität, heißt es in einer Forrester-Umfrage. In der Vergangenheit starteten Unternehmen oftmals zeitlich begrenzte Bereinigungsaktionen. Stammdaten und die dazugehörigen Datenbanken sind keine statischen Systeme. Die Datenbanken sind in einem Prozess der ständigen Veränderung. Firmen ziehen um, neue Kunden kommen hinzu, Ansprechpartner wechseln oder Produkte fallen aus dem Sortiment. Wird dieser kontinuierlichen Veränderung der Daten nicht mit strukturierten Prozessen und Werkzeugen entgegengewirkt entsteht Chaos. Wielen Unternehmen äussern daher den Wunsch nach einem systematischen Stammdaten-Management, um auf Veränderungen schnell und effektiv reagieren zu können.
Der Ursprung des Chaos
In mittelständischen Unternehmen werden Stammdaten typicherweise in vielen Abteilungen, dezentral gesammelt. Wird ein Kunde zum Beispiel durch zwei Außendienst-Mitarbeiter gleichzeitig betreut, so kommt es zu Dubletten in den Stammdaten. In Abteilungen werden gleiche oder ähnliche Datenbanken erstellt, um eigene Prozesse zu verbessern. Wer die Qualität seiner Daten verbessern will, wird nicht daran vorbei kommen, dass die Datenbasis zunächst einmal harmonisiert und konsolidiert werden muss. Um eine nachhaltige Qualitätspflege zu erreichen ist echtes Expertenwissen erforderlich. Für eine grundsätzliche Zielsetzung und Herangehensweise ist der Input aus den Fachabteilungen zwingend erforderlich. Aber auch die IT-Abteilung ist gefragt, denn nur sie wiederum kann mit ihrer informationstechnischen Ausbildung Stammdatensysteme planen, konstruieren und betreiben. Denn auch hier gilt: Die besten Datenbanken nutzen nichts, wenn sie nicht mit fehlertoleranten Suchfunktion ausgestatt sind.
Verbessern Sie Ihre Daten mit einem Dataqualityservice
Wenn alle Vorbereitungen getroffen sind, um ein sauberes und nachhaltiges Stammdatenmanagement zu betreiben ist es erforderlich ist Bestände und neue Daten einer Qualitätssicherung zu unterziehen. Dort wo Menschen Daten erfassen, entstehen Fehler.
Ein Beispiel:
Firma TeamGreen
Onlinestrasse 1.
12345 Wunschort
Firma TeamGreen
Onlinestr. 1
12345 Wunschort
Beides der gleiche Kunde, aber die Straße hat jeweils eine andere Schreibweise. Derartige Schreibweisen können heutzutage von intelligenten Systemen erkannt, gemeldet und bereinigt werden. Auch eine automatische Adressvalidierung auf bestehende Adressdatenbanken ist möglich. Buchstabendreher können durch die Levenshtein-Distanz Berechnung ausfindig gemacht und gemeldet werden. Nur ein sauberer Datenbestand hilft beim Berichtswesen, der Optimierung von Geschäftsprozessen oder der Auftragsabwicklung.
Die IT-Abteilung kann helfen die Qualität der Daten aufrechtzuerhalten.
Ernten Sie die Früchte der Verbesserung
Investitionen in Datenqualität amortisieren sich in der Regel ziemlich schnell. Durch einen gut gepflegten Datenbestand weden Reklamationen vermindert, Professionalität im Bezug auf korrekte Rechnungen und Anreden vermittelt, Möglichkeiten geschaffen Prozesse zu optimieren, Verkäufe schneller abgewickelt oder auch auf neue Anforderungen schnell ragiert.
„Stammdaten guter Qualität sind eine Voraussetzung für die Leistungsfähigkeit von Unternehmen“, lautet das Fazit einer Arbeit des Instituts für Wirtschaftsinformatik an der Universität St. Gallen.
Welche Lösung ist die Beste?
Eine direkte Empfehlen kann man nicht aussprechen. Bevor Sie nach einer Lösung suchen definieren Sie konkret Ihre Probleme und überlegen Sie sich wie Sie diesen negativen Umstand beseitigen wollen. Im optimalen Fall gehen Sie mit einem ausgearbeiteten Fachkonzept an den Markt. Bei der Wahl der Lösung sollte vor allem die Benutzerfreundlichkeit, Innovationsfähigkeit und auch Flexibilität betrachtet werden. Vergessen Sie nicht, dass die Mitarbeiter aus den Fachabteilungen, das Programm bedienen müssen und nicht nur ausgebildete IT-Spezialisten. Es kommt auch in erheblichem Maß darauf an, welche Systeminfrastruktur, Betriebssysteme und Serverstrukturen Sie im Unternehmen einsetzen.
Falls Sie bereits Produkte aus dem Microsoft-Umfeld, wie den SQL-Server einsetzen bringt dieser im Werkzeugkasten eine handvoll Werkzeuge mit.
Zu Beispiel:
Kategorien: Business, Business Intelligence, Trend
Schlagwörter: Business Intelligence, Master-Data-Management, Stammdaten
Haben Sie Fragen zu diesem Artikel oder brauchen Sie Unterstützung?
Nehmen Sie mit uns Kontakt auf!
Wir unterstützen Sie gerne bei Ihren Vorhaben!
