22. Mai 2018 · von Julia Lünnemann

Warum Microsoft Teams? – Ein Erfahrungsbericht

Seit ungefähr 3 ½ Monaten unterstütze ich Gate4 im Marketing – seitdem arbeite ich auch mit Microsoft Teams. Nachdem die Beliebtheit von Programmen wie Slack weiter anstieg brachte Microsoft 2017 mit Teams ihre eigene Kommunikationslösung heraus. Das in Office 365 integrierte Tool soll die Zusammenarbeit in Unternehmen erleichtern und zu höherer Effizienz der internen und externen Kommunikation führen. Im Folgenden werde ich davon berichten, wie Microsoft Teams meinen Arbeitsalltag erleichtert hat.

 

Was ist Microsoft Teams?

Die erste und wahrscheinlich wichtigste Frage: Was ist überhaupt dieses Microsoft Teams? Und was macht es so besonders?

Teams ist ein Tool, das chat-basierte Kommunikation innerhalb und außerhalb eines Unternehmens ermöglicht. Dank seiner Einbindung in Office 365 ermöglicht es dir, Projekte aus anderen Office-Diensten und Applikationen mit deinen Kollegen gemeinsam zu besprechen und zu bearbeiten. Ob Fragen und Probleme in Einzelchats, mit dem kompletten Team, oder in speziellen Projekt- und Abteilungsgruppen geklärt werden sollen ist ganz dir überlassen. Auch Online Besprechungen lassen sich mit Teams abhalten – hierfür einfach die Videochat-Funktion nutzen (bzw. eine einfache Telefonkonferenz starten).

 

Verabschiede dich von deinem vollen Postfach

Ein überfüllter Posteingang – wer kennt ihn nicht? In der Flut von Info-Mails, E-Mail-Verteilern und wirklich wichtigen Fragen kann man schnell mal den Überblick verlieren. Und ganz ehrlich, wer schreibt schon gerne E-Mails?

Wieso also nicht auf eine einfache Chatlösung a la WhatsApp umsteigen? Keine vorhergeschickten Floskeln, ein kurzes „Hallo“ reicht um die Konversation zu beginnen.

Mit dem Desktop Client von Teams kann man schnell auf Teams zugreifen und wird direkt benachrichtigt, sobald man eine Nachricht im Privat- oder Team-Chat bekommen hat. Damit gehört das ständige Checken des Postfaches der Vergangenheit an. Man kann natürlich immer noch entscheiden, wann man auf Teams-Nachrichten antwortet, aber meiner Erfahrung nach geht es sehr viel schneller kurz auf eine Frage im Chat zu antworten, als eine E-Mail-Antwort zu formulieren.

Microsoft Teams
Quelle: Microsoft Deutschland

 

Ein meiner Meinung nach riesiger Vorteil von Teams gegenüber E-Mails ist die Kommunikation mit mehreren Leuten im Team-Channel. Anstatt die gleiche E-Mail an fünf Leute zu schicken, darauf zu warten, dass die ihre E-Mails checken, und dann auch noch die Antworten zu koordinieren und die nächste Runde E-Mails zu verfassen, genügt eine einzige Nachricht in den Team-Chatroom. Darauf können dann auch sofort Alle so antworten, dass es für das ganze Team sichtbar ist. Kein jonglieren zahlreicher E-Mail-Konversationen mehr – einfach alle Team-Mitglieder direkt in die Diskussion des Problems mit einbeziehen. Wenn ich zum Beispiel für eine Änderung auf einer Website Designer und Techniker brauche, schreibe ich einfach in den gemeinsamen Marketing-Channel. Dann können sich die Beiden schnell absprechen und wir alle zusammen eine Lösung finden.

 

Zusammenarbeit leicht gemacht

Als Jemand, der Teams seit kurzer Zeit nutzt kann ich sagen, dass der erste Umstieg recht intuitiv für Jemanden ist, der sich grob mit Apps und Messaging Programmen wie WhatsApp auskennt. Generell erweist sich die Kommunikation mit Teams meiner Erfahrung nach als sehr angenehm. Kurze Fragen können schnell geklärt und Themen, die mehrere Leute betreffen, können in den jeweiligen Channels direkt besprochen werden.

 

Microsoft Teams Client Quelle: Microsoft Deutschland

 

Durch die Möglichkeit Bilder, Videos und Links in die Channels zu stellen (direkt in den Chat oder in den gemeinsamen Dateienspeicher) können Probleme schnell visualisiert und einfacher geklärt werden. Wenn ich zum Beispiel einen Social Media Post veröffentlichen will, dieser aber noch abgesegnet werden muss, mache ich einfach einen Screenshot von dem Entwurf und schicke ihn mit Teams direkt zur Kontrolle weiter. Einfach die Datei in das Textfeld ziehen und auf „Enter“ drücken – schon haben die Kollegen das gewünschte Bild. Für diejenigen, die es etwas lockerer mögen gibt es die Möglichkeit auch Emojis und GIFs in den Chat mit einzubauen.

Natürlich gibt es Themen, die besser telefonisch besprochen werden. Durch die Integration von Skype for Business in Microsoft Teams ist auch das spielerisch leicht. Einfach im Chatroom mit der gewünschten Person oder im Channel auf das Icon für das normale (Video-)Telefon klicken und schon wird die Verbindung aufgebaut.

Auch die Koordination von Aufgaben fällt mit Teams leicht. Die Einbindung des Microsoft Planners ermöglicht das Verteilen von Aufgaben für jedes Team (bzw. jeden Channel) separat. Jedes Team-Mitglied kann eine neue Aufgabe erstellen, sie beschreiben, und einem oder mehreren Mitgliedern zuweisen. Damit ist es sehr viel leichter, den Überblick über offenstehende Projekte zu behalten. Aufgaben in den Channels lassen sich auch in verschiedenen sogenannten „Buckets“ organisieren, ob nach Projektthema oder der Person, der sie zugewiesen sind, ist jedem Team Mitglied selbst überlassen.

 

Fazit

Ich fasse zusammen: Nach 3 ½ Monaten mit Microsoft Teams bin ich sehr beeindruckt von Microsofts Kommunikationslösung. Interne sowie externe Kommunikation geht schnell und einfach von der Hand, viele Fragen können binnen weniger Minuten geklärt werden und die Koordination mit mehreren Kollegen gleichzeitig ist ebenfalls sehr unkompliziert. Auch als Jemand, der schon vorher kein großer E-Mail-Fan war kann ich Microsoft Teams nur weiterempfehlen.

Hast du ähnliche oder auch andere Erfahrungen mit Microsoft Teams gemacht? Schreib mir gerne einen Kommentar!



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