Erklärt: Erinnerungsworkflow für SharePoint Task-Listen

Vergessen ist menschlich. Deshalb ist es eine gute und sinnvolle Unterstützung, wenn man eine Erinnerung für Aufgaben verschickt. Doch wie geht das mit SharePoint Boardmitteln eigentlich genau?
In dieser „Step-by-Step“-Anleitung zeige ich Ihnen, wie Sie einen vereinfachten SharePoint Workflow zum Verschicken von Erinnerungen erstellen.

In diesem Beispiel nutzen wir die SharePoint 2010 Workflow Engine. Als Ausgangsbasis verwenden wir eine Standard SharePoint Aufgaben-Liste namens Wichtige Aufgaben. Um den Workflow zu erstellen, drücken wir im SharePoint Designer in der linken Navigation auf Listen und Bibliotheken und wählen die Aufgaben-Liste aus.

Im Abschnitt Workflows klicken wir auf neu, um einen SharePoint Workflow zu erstellen. Bitte wählen Sie als Plattformtyp: SharePoint 2010 Workflow.

Anmerkung:

Selbstverständlich funktioniert es auch mit SharePoint 2013 Workflow, allerdings könnten die Aktionen unterschiedlich heißen. Aus Erfahrung sind viele interessierte Besucher mit der SharePoint Foundation Version unterwegs und diese verfügen ausschließlich über die SharePoint 2010 Workflows. Daher machen wir die meisten Beispiele für die SharePoint 2010 Workflow Plattform, damit alle etwas davon haben. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

In diesem Beispiel möchte ich zwei Tage vor dem Fälligkeitsdatum eine Information verschicken, wenn die Aufgabe noch nicht abgeschlossen wurde.
Hierzu prüfe ich beim Start des Workflows, ob die Differenz kleiner 2 Tage zum heutigen Datum ist und größer als Heute, damit, falls Aufgaben in die Vergangenheit gesetzt werden, keine Erinnerungen verschickt werden.

Um zu prüfen, ob das Fälligkeitsdatum kleiner ist als das heutige Datum, klicke ich im Menüband auf die Schaltfläche Bedingungen und füge die Bedingung Wenn das aktuelle Elementfeld gleich Wert ist ein. Bei der ersten Textmarke Wert wähle ich die Spalte Fälligkeitsdatum aus. Die Textmarke entspricht ändere ich auf größer als ab. Als letztes wähle ich bei der letzten Textmarke Wert das Aktuelle Datum aus, indem ich auf „…“ klicke, nachdem ich den erschienenen Dialog mit dem OK-Button bestätigt habe.

Um zu prüfen, ob mindestens 2 Tage Differenz zwischen Heute und dem Fälligkeitsdatum liegen, muss ich mir eine Hilfsvariable zum Überprüfen erzeugen. Erst danach kann ich eine Bedingung einfügen. Hierfür klicke ich im Menüband auf die Schaltfläche Aktion und wähle die Aktion unter der Kategorie Kernaktionen -> Zeit zum Datum hinzufügen.

Ich verändere:

1. die erste Textmarke 0 zu 2
2. die zweite Textmarke Minuten zu Tage
3. die dritte Textmarke Datum zu [Heute], indem ich erneut auf „…“ klicke und zuvor den Dialog mit OK bestätige

Nun klicke ich auf die Schaltfläche Bedingung und füge erneut die Bedingung Wenn das aktuelle Elementfeld gleich Wert ist ein.
Bei der ersten Textmarke wähle ich Fälligkeitsdatum aus und die Textmarke entspricht wird zu größer als verändert. Auf die letzte Textmarke Wert klicken wir und wählen statt den „…“-Button den daneben liegenden Button fx.

In dem erscheinenden Dialog wählen wir die folgende Konfiguration:

Datenquelle: Workflowvariablen und – parameter
Quellenfeld: Variable: Datum

Der Workflow sollte jetzt wie folgt aussehen:

Emailkonfiguration im SharePoint Erinnerungsworkflow

Da wir jetzt alle Bedingungen geprüft haben, können wir nun mit dem eigentlichen Versenden der Erinnerungen beginnen. Damit wir das Datum ermitteln können, um 2 Tage vor Fälligkeitsdatum eine Erinnerung zu verschicken, wählen wir erneut die Aktion Zeit zum Datum hinzufügen über die Schaltfläche Aktion im Menüband.

Ich verändere:

1. die erste Textmarke 0 zu -2
2. die zweite Textmarke Minuten zu Tage
3. klicke auf die dritte Textmarke Datum und wähle den Button fx
4. im erschienenen Dialog wähle ich als Datenquelle Aktuelles Element und als Quellenfeld Fälligkeitsdatum

Somit haben wir jetzt das Zieldatum ermittelt. Damit jetzt auch genau an diesem Tag eine Erinnerung verschickt wird, wählen wir als Aktion unter Kernaktionen -> Bis Datum anhalten. Die Textmarke diese Uhrzeit klicken wir an und klicken auf den fx-Button.

In dem erscheinenden Dialog wähle ich als Datenquelle Workflowvariablen und – parameter sowie bei dem Quellfeld die Variable: Datum1.
Nun wartet der Workflow bis zu dem errechneten Zeitpunkt (Fälligkeitsdatum -2 Tage).

Wenn nun der Workflow bis zu diesem Zeitpunkt gewartet hat, sollten wir vor dem Verschicken der Erinnerung prüfen, ob die Aufgabe schon abgeschlossen wurde. Dafür klicken wir auf die Bedingung-Schaltfläche und wählen die Bedingung Wenn das aktuelle Elementfeld gleich Wert ist. Als erste Textmarke wähle ich den Wert Abgeschlossen und die dritte Textmarke ändere ich auf Nein.

Wurde die Aufgabe noch nicht abgeschlossen, können wir die Email versenden. Dafür klicke ich auf die Schaltfläche Aktion und wähle die Aktion unter Kernaktionen -> Email versenden.

Klicken Sie nun auf die Textmarke diese Benutzer. In dem Dialog der erscheint können wir nun die Email konfigurieren.

Von oben nach unten klicken wir zuerst bei dem Feld An: auf das Adressbuch-Icon und doppelklicken im Dialog auf Workflow-Nachschlagevorgang für einen Benutzer…. Die Konfiguration des Nachschlagen für Personen oder Gruppe-Dialogs sieht wie folgt aus:

Datenquelle: Aktuelles Element
Quellenfeld: Zugewiesen an
Feld zurückgeben als: E-Mail-Adresse, durch Trennzeichen getrennt (Semikolon)

Als Nächstes kann der Betreff über den „…“-Button geändert werden. Hier füge ich mithilfe des Freitextes und dem Nachschlagevorgang hinzufügen oder ändern-Vorgang meinen Text ein.

Das gleiche Vorgehen wird angewendet, um den Nachrichtentext der Email zu erstellen. Hier kann ich auch über den Nachschlagevorgang hinzufügen oder ändern-Button Werte der aktuellen Aufgabe übernehmen wie zum Beispiel die Aufgabenbeschreibung oder den Aufgabentitel.

Nachdem ich die Email konfiguriert habe, sieht der SharePoint Workflow wie folgt aus:

SharePoint Workflow bereitstellen

Um den Workflow nun „scharf zu schalten“, klicken wir im Menüband auf Workfloweinstellungen.
Als nächstes setzen wir in dem Abschnitt Startoptionen das Häkchen bei dem Punkt Workflow automatisch starten, wenn ein Element erstellt wird.

Das Ergebnis sollte wie folgt aussehen:

Nachdem wir die Startoptionen angepasst haben, stellen wir den Workflow bereit. Dazu klicken wir im Menüband auf die Schaltfläche Veröffentlichen. Nun werden in dieser Aufgabenliste automatisch Erinnerungsemails verschickt.

Schlusswort

Ich hoffe, Ihnen hat diese Step-by-Step-Anleitung bzw. dieses kleine Training genau so Spaß gemacht wie mir beim Erstellen. Ich freue mich über Ihr Feedback und konstruktive Anregungen.

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