04. Juni 2013 · von Joerg Sager

Erklärt: SharePoint 2013 Werkzeuge fürs Zeitmanagement im Team

Zeitmanagement im Projekt ist etwas, was entweder kontrolliert abläuft oder den Zustand von Chaos und Panik erreichen kann. Ich denke, dass sich jeder prinzipiell den ersten der beiden Zustände wünscht. Die Frage heute ist allerdings nicht, was man sich wünscht, sondern was kann man tun, um einen kontrollierbaren Zustand zu ermöglichen.

Der SharePoint 2013 bringt dafür Standardwerkzeuge mit, denen es möglich ist schnell und einfach einen Überblick zu gewinnen und zu behalten.

Was gibt es so für Zeitmanagement Werkzeuge im SharePoint 2013?

Eines der wichtigsten Werkzeuge ist die Aufgaben-Liste im SharePoint.
Sie verfügt über die gängigen Funktionen wie Aufgaben zuordnen, Fortschrittsanzeige, Priorität oder auch Unteraufgaben.

Darüber hinaus bietet die Aufgabenliste noch einige Zusatzfunktionen, welche dabei helfen schneller den Überblick zu erhalten.

timelineEine der neuen Standardfunktionen ist die Zeitleiste, welche ausgewählte Aufgaben in einem Zeitstrahl darstellt. Anhand der Zeitleiste kann schnell erkannt werden, welche Aufgaben als nächstes kommen, welche sind parallel und wo gibt es kritische Überschneidungen.

Für jeden der Microsoft Project kennt oder sogar damit arbeitet sollten die Gantt-Diagramme, welche auch ein fester Bestandteil der Ansichten von Aufgabenlisten im SharePoint 2013 sind, ein Begriff sein.

ganttFür alle, die mit dem lokalen Microsoft Project Client arbeiten möchte, für den gibt es gute Nachrichten.
exportsDie SharePoint-Aufgaben können sowohl in Microsoft Excel als auch in Microsoft Project gepflegt und synchronisiert werden.

Einfach den dafür vorgesehenen Button in der Ribbonbar drücken und loslegen. Speichern Sie zum Beispiel lokal die Microsoft Project-Datei, dann wird automatisch eine Synchronisation zum SharePoint durchgeführt. Auch eine Synchronisation zu Outlook ist möglich, damit Sie immer Ihre Aufgaben in Ihrem Outlook sehen oder von dort aus Aufgaben generieren können.

Wie den Überblick behalten?

Wenn es darum geht, einen Überblick über verteilte Aufgabenlisten und Events zu erhalten, dann bringt der SharePoint 2013 auch hierfür eine neue Funktion mit. Die sogenannten Calendar-Overlays kennen Sie sicher schon aus Outlook, wenn sie Kalender Ihrer Kollegen übereinander legen. Dieses ist seit SharePoint 2013 nun auch Online möglich.

calEingebunden werden können unter Anderem:

  • Aufgabenlisten
  • Kalender
  • Exchange Kalender

exchange calSie können die Kalender Ihrer Teammitglieder bequem über die Exchange Web Services in eine gemeinsame Übersicht bringen, so dass Jeder sehen kann wo sich der andere zur Zeit befindet und welche Aufgaben ihm zugewiesen sind.

JourFixe / Daily Stand-up Meeting Ersatz

Gerade in einer Zeit wo Remote-Arbeitsplätze immer häufiger werden und standortübergreifendes und verteiltes Arbeiten immer mehr zunehmen ist es wichtig den Überblick zu behalten. Hierfür bietet SharePoint 2013 eine Reihe an Funktionen und Features aus dem Social-Bereich.

Mit dem Newsfeed-App kann man zum Beispiel das Daily Stand-up Meeting in standortverteilt, wohlmöglich auch zeitversetzt, arbeitenden Teams unterstützen. Diejenigen von Ihnen, die Scrum als Vorgehensmodell einsetzen, kennen die Daily Scrums, welche folgende Punkte beinhalten:

  • Was habe ich seit dem letzten Daily Scrum getan?
  • Was plane ich, bis zum nächsten Daily Scrum zu tun?
  • Was hat mich bei der Arbeit behindert (Impediments)?

Statt sich zusammen zu setzen, kann auch die Newsfeed-Funktion verwendet werden, um ein ähnliches Ergebnis zu erzielen. Jeder Mitarbeiter schreibt die oben genannten Punkte als Newsfeed und alle Teammitglieder sehen was man tut und kann unterstützen, und falls er Impediments sieht, diese ggf. beheben.

newsfeed

Darüber hinaus wird nachhaltig festgehalten, was die Teammitglieder für Themen bearbeiteten, um zu einem späteren Zeitpunkt gegebenenfalls auf das KnowHow zurück zu greifen. Newsfeeds (Unterhaltungen) können auch in die Suche intigriert werden, damit nach Keywords gesucht werden kann. Newsfeeds bieten somit mindestens eine sinnvolle Ergänzung zum Daily Scrum.

Fazit

Der SharePoint bringt eine ganze Reihe an Out of the box Funktionalitäten mit. Mit diesen Features können viele Lücken gestopft werden, gerade wenn keine Kapazitäten für größere Projekt-Serverfarmen oder andere Hilfsmittel der Projektsteuerung vorhanden sind. Selbstverständlich ist es möglich, die Funktionalitäten weiter aufzubohren z.B. mit Workflow-Prozessen oder automatisch gesteuerten Events. Kleinere bis mittlere Projekt-Dashboards lassen sich schnell mit den SharePoint-Funktionalitäten aufbauen und verwalten.



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Kommentar zu “Erklärt: SharePoint 2013 Werkzeuge fürs Zeitmanagement im Team”

Ein sehr guter Beitrag meines Kollegen Herr Sager. Bitte beachten Sie, dass dieses Feature nur mit Project 2013 funktioniert. Eine Synchronisation der oben beschriebenen „Aufgaben“ geht nicht mit Project 2010. Sie können zwar eine Synchronisation zwischen Project 2010 und SharePoint 2013 durchführen, es wird dann aber die alte Aufgabenliste von SharePoint Server 2010 bei der Veröffentlichung genommen. Ebenfalls ist in Project 2013 neu, dass auch automatisch geplante Aufgaben und überschneidende Aufgaben geplant und synchronisiert werden können.

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